Un.e assistant.e de direction auprès de la présidence F/H chez La Villette

Le poste proposé, au sein de l’équipe de direction, est rattaché directement à la Présidente de l’établissement. La mission principale est d’assister la Présidente dans l’ensemble de ses missions, en bonne coordination avec l’équipe de la Directrice générale.

Le secrétariat de la Présidente est assuré en coordination fonctionnelle et quotidienne avec la Coordinatrice et le Chef de projet de la Directrice générale.

Vos principales missions

Vous serez principalement chargé.e d’assister la présidence dans ses missions :

• Traiter les appels téléphoniques (accueil, filtrage, etc.)
• Planifier au quotidien l’agenda (rendez-vous, déplacements, réunions, etc.), traiter les différentes sollicitations, urgences et leur compatibilité avec l’agenda
• Organiser les réunions (convocation, ordre du jour, compte rendu, suivi des décisions, etc.)
• Assurer la gestion administrative (frais de mission/réception, fournitures) et autres actes de gestion (clôture budgétaire etc.)
• Gérer le suivi du courrier (enregistrement, numérisation, gestion et suivi des réponses etc.)
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux (transport, hébergement, contacts sur place, hôtel / déroulé, protocole, invitation, etc.)
• Participer à l’organisation de différents événements, visites de site, soirées, etc., en particulier en ce qui concerne les VIP
• Suivre le fichier VIP et les contacts associés, coordonner l’envoi des vœux, en lien avec le service protocole et mécénat
• Assurer la bonne tenue et le classement des principaux dossiers stratégiques de l’établissement, notamment en s’appuyant sur les outils numériques de l’établissement (GED, SAE, parapheur électronique…)

Vous participerez ponctuellement à la coordination et à la rédaction d’éléments de langage :

• Coordonner et rédiger les éléments liés aux interventions de la Présidente et assurer la préparation des rendez-vous et réunions (conducteur, préparation des dossiers, recherche, etc.)
• Rédiger des courriers, mémos, notes et dossiers stratégiques
• Circulation de l’information :
• Relais entre les interlocuteurs internes et externes, notamment pour récolter les informations nécessaires au suivi des dossiers et veiller au respect des délais de réponse,
• Coordonner les circuits d’information et veiller à transmettre dans les délais les informations importantes

Profil Recherché

Votre profil :

Formation : Bac+2/3 en sciences humaines, sciences po, ou équivalent + expérience significative sur des fonctions similaires

Savoir : Très bonne connaissance des institutions culturelles, qualités rédactionnelles, maîtrise des outils office, maitrise de l’anglais oral et écrit

Savoir-faire : Aisance relationnelle, gestion des priorités

Comportement professionnel : Forte capacité d’adaptation, d’anticipation et d’autonomie, réactivité, diplomatie et discrétion.

Spécificité du poste : Disponibilité soir et weekend

Pourquoi nous rejoindre ?

Poste à pourvoir immédiatement

CDD de 3 mois à temps plein, renouvelable.

Salaire brut mensuel selon profil + Tickets Restaurant + 75% Navigo ou forfait mobilité durable /Mutuelle/ Accord d’intéressement/ Accord télétravail/ Carte culture/ Salle de sport

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Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/