Un assistant ou une assistante de direction du bureau de bruxelles chez Région Nouvelle-Aquitaine

Missions principales : , Contexte : Le Bureau de Bruxelles représente et défend les intérêts et les politiques (NéoTerra, filières Batteries, hydrogène, ETI, ESS, transports, etc.) de la Nouvelle-Aquitaine auprès des institutions européennes et joue un rôle d’interface entre les acteurs régionaux et européens. Il a également pour rôle d’identifier les opportunités de financements européens et de visibilité pour les divers projets des acteurs néo-aquitains Dans ce cadre, l’assistant-e de direction du Bureau de Bruxelles a pour missions de : Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives, incluant la gestion de la boîte mail, du courrier, des documents administratifs, des fournitures, et des contrats liés aux locaux Veiller à la coordination des agendas, au suivi des réunions, à la diffusion d’informations, ainsi qu’à la mise à jour du rapport d’activité Assurer le suivi financier (régie d’avance, factures, salaires) Organiser les événements et déplacements, en gérant les réservations, les relations avec les prestataires ainsi que l’accueil et le suivi des visiteurs pour assurer le bon déroulement des activités., Spécificités du poste : , Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative Encadrement : Non , Cadre d’emploi : , Catégorie : B Filière : Administrative Cadre d’emplois : Rédacteur territorial Grade : Rédacteur, Rédacteur Principal de 2ème classe, rédacteur principal de 1ère classe Site de rattachement : Bordeaux Résidence administrative : Bruxelles Pôle : Pôle Europe et International Direction : Service Bureau de Bruxelles Direction adjointe/Sous-direction Sous l’autorité hiérarchique du représentant ou de la représentante régionale Bruxelles, Savoir-être : , Adaptabilité, notamment dans un milieu multiculturel Autonomie Capacité à anticiper, réactivité Discrétion professionnelle et confidentialité Ecoute et communication Ponctualité Qualités d’expression Qualités relationnelles Rigueur et sens du détail Esprit d’initiative et pratique, Savoir-faire : , Communiquer clairement, à l’oral et à l’écrit Gérer les relations avec les fournisseurs de la commande jusqu’à la facturation en passant par la livraison Travailler en équipe Accueillir, appréhender les demandes, et y apporter les réponses adaptées Apprécier le degré d’importance et d’urgence de l’information Identifier et gérer la demande dans un délai contraint et avec réactivité Organiser le travail et gérer les priorités