Secrétariat Médical -Secteur Crmr Mars H/F chez AP-HP

MétierSecrétariat médical – Assistanat médicalIntitulé du posteSecrétariat médical -secteur CRMR MARS F/HType de contratTitulaire ou CDITélétravailNonPrésentation du serviceDépartement Médico-Universitaire (DMU) CARTEActivités : Centre de Référence des Maladies Vasculaires Rares (CRMR MARS)ServiceLe CRMR MARS assure une mission d’expertise nationale et de diffusion des connaissances et des bonnes pratiques dans le domaine des maladies vasculaires rares. Riche d’une expérience dans le diagnostic, le suivi, la recherche clinique et fondamentale menés depuis plus de 10 ans sur les pathologies comme le SED vasculaire et la DFM, il met cette expertise au service des patients et des soignants. Les consultations d’orientation diagnostique sont sollicitées par les médecins généticiens, vasculaires, rhumatologues, dermatologues notamment, pour les patients sur l’ensemble du territoire français. Ces consultations permettent de proposer, dans le cas de suspicion de maladie vasculaire héréditaire, d’une part un test génétique orienté et documenté, d’autre part une prise en charge adaptée au risque génétique du patient et de ses apparentés.Il organise des réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) sur site chaque semaine afin d’organiser localement et sur le plan national le dépistage et la prise en charge des patients atteints de dysplasie fibromusculaire (DFM), du syndrome d’Ehlers-Danlos (SED) vasculaire et syndromes de fragilité artérielle apparentés, des patients atteints de bicuspidie aortique familiale, d’artérite de Takayasu, et de thromboangéite oblitérante ou maladie de Buerger…Vos missionsCADRE GENERALLe travail sur ce poste est en collaboration avec les autres secrétaires du service de médecine vasculaire, département HYPERVASC. Le périmètre de responsabilité de chaque secrétariat est défini en collaboration avec l’équipe médicale et l’encadrement. Ainsi la répartition des tâches est évaluée et modifiée régulièrement au regard de l’évolution des activités et de la charge de travail.MISSIONS GENERALESAssurer l’activité de secrétariat médical pour le secteur CRMR MARS au sein du département HYPERVASC.Pr Tristan Mirault, coordonnateur du CRMR, Dr Michaël Frank PH temps-partiel, un.e Assistant.e-Spécialiste.e, un.e Docteur Junior, Mohamed El Hachmi le conseiller en génétique.Gestion des appels téléphoniques et des adresses emails génériques du CRMR MARSAccueil téléphonique, répartition des appels reçus, et messagerieGestion des demandes issues du site internet CRMR MARS ****@****.**, et des boîtes emails génériques du service : ****@****.** et ****@****.**.Gestion du carnet de rendez-vous de consultations sur Dx-Planning et des téléconsultations sur ORTIFPrise de rendez-vous de consultation, pré-admission, création identité patient.e avec pièces justificativesSaisie des indisponibilités médicales et prises de rendez-vous occasionnelles pour les ajoutsReprogrammation des consultations annulées à la demande des médecins, ou reportées par les patient.esSuivi des patient.es non-venu.es avec re-convocationsProgrammations des hospitalisations de jour demandées par les médecins en chargeDéfinir la date d’hospitalisation après contact le ou la patient.ePréadmissions des patient.esPlanification de la séance et suivi du placement des rendez-vous (dates examens concordantes, annulation, report)Mise en forme, relecture et envoi des comptes rendus : consultations, HDJ (Vocalsoft)Gestion du dossier médical pour la consultation (dossiers premières fois)Incrémentation par numérisation des divers éléments reçus (bilan, imagerie, courriers, etc.) dans DxCare (dossier informatisé du patient)Récupération des dossiers pour la mise en forme des courriersEnvoi du courrier, photocopie et rangement doubles dans dossiersArchivage des dossiersGestion du courrier (administratif, médical)Distribution et traitement du courrier arrivé, et e-mailsEnvoi et réception fax et e-mails ; recherche des IPP et identifiants génétiques pour classement ou rendez-vousScanner les courriers, bilans et comptes rendus des examens reçus par courrier, fax, e-mail et mise dans DxCareRépartir les examens reçus aux différents médecinsDépart et arrivée du courrierRécupérer courrier recommandé, colis, au vaguemestreAccueil patients, stagiaires, et visiteurs, internes, docteurs juniors, assistants : badgeGestion du matériel, fourniture et paramétrage des documents du serviceGestion déléguée du planning de présence médicale : Chronos (planning des médecins du service)…Profil recherchéFrançais courant (C2) ou langue maternelle avec haut niveau orthographique et grammatical.Anglais expérimenté (B2)Expérience souhaitéeQUALITES ET COMPETENCESQualités relationnelles, discrétionCapacité à gérer les prioritésSens de l’organisation, méthode, rapiditéDisponibilité, sens des responsabilités et prises d’initiativesSens du travail en équipe ; complémentarité avec les autres secrétaires du serviceCONNAISSANCES ASSOCIEESBureautique 3- Vocabulaire médical3- Organisation fonctionnement interne de l’établissement 2- Droits des patients 2- Technique d’accueil téléphonique 3- Techniques de communication Internet / intranet 3- Droit hospitalier 2- 1 : Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondiesDiplômeS ET OUTILSBaccalauréat Sciences Médico-Sociales ou équivalent/Formation de Secrétaire MédicaleIPLOMES ET OUTILSMaîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, DxCare, Dxplanning)Horaires de travailTravail sur une amplitude horaire de 7H30 ou 7H pour les personnels en CDD (lundi au vendredi) OrganVos avantages à l’AP-HPPRESENTATION Nombre de lits hospitalisation classique : aucun Nombre de lits hôpital de jour : 6 séances par semaine : mardi et jeudi Consultations – 7ème étage A ou B : tous les jours avec des consultations multidisciplinaires : médecin génétique vasculaire + médecine psychiatre ou psychologue + conseiller en génétique COMPOSITION DE L’EQUIPE MEDICALE 1 PUPH Responsable du Centre de Référence, 1 PH temps-partiel, 1 praticien attaché, 1 docteur junior, 1 conseillère en génétique, 3 vacations médecin psychiatre, 1 vacation médecin HTA, 2 vacations EchoDoppler LIAISONS HIERARCHIQUES Chef de Service : Professeur Tristan MIRAULT – Responsable du Centre de Référence Chef du département HYPERVASC au sein du DMU CARTE (CArdiologie Rein Transplantation NEurovasculaire) : Pr MESSAS Cadre Paramédical du Pôle (Mme Nathalie MATHE : **.**.**.**.**) FONCTIONNELLES Patients et leur famille. Equipes médicale, paramédicale et administrative. Médecins de ville. Autres hôpitaux AP-HP et hors AP-HP, notamment centres de compétence et centres constitutifs. Laboratoire de ville. Pharmacie Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…) Places en crèche disponibles Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…) Remboursement à 50% du titre de transport Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…) EspaceDescription de l’hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l’Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l’adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d’imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d’une infrastructure moderne.Référence de l’offre2024-13324