Secrétaire Standardiste Administrative H/F chez Neithwork

Standard
– Gestion du standard téléphonique : appels extérieurs, filtrage des appels, prise de messages
– Accueil physique des clients et des visiteurs
– Accueil des prestataires (porteurs, facteur, livraisons diverses)
– Traitement du courrier à l’arrivée et au départ (tri du courrier, distribution aux équipes, affranchissement)
– Gestion des salles de réunion (réservation, mise en place et rangement)
– Assurer la frappe et la mise en page de divers documents tels que courriers, notes de frais…
– Enregistrement des mails et courriers sous Gestisoft, impression des mails, mise à la signature, scan et envoi des courriers, enregistrement informatique.
– Soutien des assistantes en cas de surcharge de travail (impressions, reliures de documents, préparation de la matinée d’actualités, archivage)
– Planification des déplacements des avocats
– Classement de la documentation juridique

Secrétariat Général
– Assurer la commande et la bonne gestion des stocks des consommables (approvisionnement des boissons, café, papier, fournitures de bureau, produits pour les sanitaires en lien avec le prestataire de ménage, etc.)
– Saisie des débours refacturables
– Gestion des factures de déplacement

– Suivi des frais des associés (pointage des justificatifs)
– Transmission des factures achats à l’expert-comptable
– Plus généralement, assistance de la Secrétaire Générale dans les fonctions quotidiennes de gestion du cabinet