Secrétaire médicale (H/F) chez Université Claude Bernard Lyon 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Mission

Le Service de Santé Universitaire est ouvert à l’ensemble des étudiant.es de l’Université Claude Bernard Lyon 1.

Notre raison d’être : Promouvoir et Prendre en charge la santé des étudiant.es en les rendant acteur de leur bien être.

Nos valeurs : PARTAGE-ECOUTE-CONFIANCE-BIENVEILLANCE

Le/la secrétaire aura pour mission de gérer l’accueil du SSU sur le site Rockefeller, l’agenda des consultations sur Acteur, les tableaux de suivi et le secrétariat du service.

Activités Principales De L’agent

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le suivi des demandes d’aménagement des étudiants en lien avec les médecins du service et la mission handicap
• Traiter les réponses aux étudiants sur les boites emails du service
• Gérer sur le logiciel métier Acteur : les agendas des rendez-vous des médecins, infirmières, psychologues, psychiatres, diététiciennes,…….ect).
• Gérer le paiement CB des consultations sur le TPE
• Tenir à jour le fichier Excel des paiements CB pour transmission à l’agence comptable
• Tenir à jour le fichier Excel du recensement des demandes de rdv (téléphones, présentiels, mails) pour notre suivi statistique
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…)
• Rédiger les comptes rendus des réunions de service sous forme d’avis de décision
• Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM
• Assurer le lien avec les scolarités sur les ateliers dispensés par le SSU
• Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins,….ect)
• Aller chercher le courrier, l’ouvrir et le distribuer aux professionnels après l’avoir scanner
• Classer et archiver des documents
• Passer des commandes
• Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l’intérêt du service.

Logiciels Ou Matériels Spécifiques Utilisés

Apogée pour la consultation du dossier étudiant

Acteur FSE pour la prise des RV et le dossier patient (Formation assurée en interne)

Outils bureautiques Pack Office / Internet / Réseaux sociaux

Conditions Particulières D’exercice

Attention : Il y aura une période de formation de plusieurs semaines sur le site de la Doua avant la prise de poste définitive sur le site de Rockefeller. Tous les jeudis seront cependant sur la Doua.

Pas de télétravail possible – Les vacances seront à prendre préférentiellement sur les vacances scolaires

Profil

Compétences Attendues

• Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
• Rédiger des rapports et des documents sans fautes d’orthographe
• Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel
• Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser
• Avoir une appétence pour les réseaux sociaux et une aisance à s’en servir

Connaissances

• Connaissances générales des techniques d’accueil téléphonique et physique
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir Être

• Dynamisme, réactivité et disponibilité, sens de l’accueil, bonne humeur
• Autonomie et sens des responsabilités
• Grande rigueur, capacité d’organisation et d’adaptation
• Planifier, respecter les délais, rendre compte de son activité à sa hiérarchie
• Aptitude au travail en équipe
• Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
• Discrétion professionnelle, respect du devoir de confidentialité et du secret médical

Poste à pouvoir dès que possible

Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2162 €

En rejoignant l’Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d’avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, …
• l’accès à des prestations d’action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l’accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université

Référence de l’offre : nggidi321w