SECRETAIRE MEDICALE - CONSULTATIONS & HOSPITALISATIONS GYNECOLOGIE - MATERNITE - H/F chez Centre Hospitalier de Carcassonne

L’hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse…), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU. Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) : 1. Sécurité incendie L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de : → connaître : les règles de prévention face au risque d’incendie, le matériel destiné à la défense incendie dans son service, → réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité, → connaître dans son service, l’emplacement de : la coupure d’urgence de l’électricité, la coupure d’urgence des gaz médicaux, → réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin. 2. Développement durable Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO. Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses. La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis. La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes : → préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ; → participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ; → trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ; → consommer le juste besoin ; → agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail. Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue : – la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers – le tri des déchets – le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…) N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr Description du poste : Intitulé du poste SECRETAIRE MEDICALE Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s) Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif Famille / Spécialité professionnelle / Métier Famille : Gestion de l’information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l’information médicale / Code métier : 40L20 Unité Fonctionnelle Pôle CONSULTATIONS & HOSPITALISATIONS GYNECOLOGIE

• MATERNITE

FEMMES-ENFANTS Localisation du poste de travail CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9 Lieux d’intervention Centre Hospitalier de Carcassonne Présentation du service d’affectation SECTEUR FEMMES-ENFANTS Description synthétique du poste Description reproduite en cas de publication de poste Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie.

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs. Descriptions des missions principales (non exhaustives)

CONSULTATIONS ACCUEIL

• Accueil physique :
• Accueil des patients,
• Vérification des données administratives du patient,
• Vérification des documents médicaux du patient,
• Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
• Délivrance des courriers, ordonnances.
• Accueil téléphonique :
• Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
• Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans. ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX
• Saisie de l’activité médicale,
• Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour. GESTION DU DOSSIER
• Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans. PRODUCTION DE DOCUMENTS
• Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service … GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
• Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
• Reprogrammer les rendez-vous en cas d’absence des médecins. AUTRES
• Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
• Demandes de réparations sur ASSET+.
• Gestion du courrier externe et interne,
• Gestion du courrier arrivé et départ,
• Gestion du tableau de bord des médecins,
• Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).

LIENS HIERARCHIQUES HIERARCHIE ADMINISTRATIVE HIERARCHIE FONCTIONNELLE

• Direction des Ressources Humaines,
• AAH
• Responsable des secrétariats médicaux,
• AMA référente de pôle (coordination).
• Chef de Pôle,
• Chef d’UMA,
• Praticiens hospitaliers du service,
• Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
• SF coordonnateur en maïeutique,
• SF coordinatrice,
• Cadre de Santé du service. LIENS FONCTIONNELS INTERNES EXTERNES
• Chef de pôle,
• Chefs des Unités Médicales d’Activité,
• Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
• Cadres de santé,
• Médecins Responsables des UMA,
• AMA référentes de pôle (coordination),
• Personnel.
• Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
• Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
• Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
• Usagers externes. QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé Niveau recherché

S A M E CONNAISSANCES Bureautique

• Secrétariat

X

Codage des actes

X

Communication

X

Droits des usagers, patients

X

Organisation et fonctionnement interne

X

Réglementation des archives

X

Terminologie médicale

X

SAVOIR FAIRE Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

X

Capacité à s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

X

Rédaction et mise en forme de documents

X

Capacité d’analyse et de priorisation

X

Travail en équipe et en réseau

X

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

X

Secret professionnel – Droit de réserve

X

SAVOIR ETRE Qualité d’adaptation

X

Patience

X

Rigueur

X

Sens de la collaboration, du travail en équipe

X

Exemplarité

X

Réserve

X

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Profil

Pré Requis Obligatoires

• Savoir-être,
• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale. Pré requis souhaités æ Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,

Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales :

• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles. Conditions d’exercice Rythme de travail : JOUR à Amplitude : 07H40

Exigences Relationnelles

• Travail en équipe – mutualisation consultations/hospitalisations,
• Adaptabilité,
• Gestion des communications. Autres : Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie. Logiciels utilisés :
• CROSSWAY (UNIT – RDWIN),
• WORD, EXCEL
• CPAGE,
• Logiciel Archives,
• Internet et Intranet,
• …

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire Nom Fonction Tél Adresse mail Mme ELOY Véronique

Attachée d’Administration Hospitalière Responsable des secrétariats médicaux

04 68 24 27 03

veronique.eloy@ch-carcassonne.fr Nom Fonction Tél Adresse mail Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

04 68 24 20 36

secr.drh@ch-carcassonne.fr Profil recherché : Pré requis obligatoires :

• Savoir-être,
• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale. Pré requis souhaités æ Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,

Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales :

• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles