Secrétaire Médical - Néphrologie - Hémodialyse H/F chez AP-HP

MétierAssistanat secrétariat – secrétariatIntitulé du posteSecrétaire médical – Néphrologie – Hémodialyse F/HType de contratTitulaire ou CDIPrésentation du serviceLe service de néphrologie/hémodialyse se situe au point bleu 2ème étage (avec l’unité fonctionnelle de cardiologie).Il accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques.Il est composé :- 13 lits d’hospitalisation en néphrologie.- 8 postes de dialyse en Hôpital de Jour.Equipe Médicale :- Chef de service : Pr. J. HOGAN- 5 PH- 3 Chefs de Clinique- 5 Internes, ExternesEquipe Paramédicale :- 1 Cadre supérieure- 2 Cadres de Santé- IDE ou puéricultrices- AS – Auxiliaires puéricultrices- Secrétaire hospitalière- Psychologue, assistante sociale, diététicienne, éducatrice- 4 secrétaires médicales néphrologie-hémodialyse (+ 20 % sur AMA de cardiologie)Vos missionsMissions Permanentes- Accueil téléphonique, réception et filtrage des appels- Accueil physique des patients et de leurs familles- Gestion des mails- Gestion des 1ers RDV de consultation : prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d’hospitalisation et d’HDJ, de consultations, avant leurs validations- Numériser les examens et courriers dans ORBIS- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents- Assurer un suivi des volumes de demandes en attente- Classement d’examens et de courriers- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)- Rangement et archivage du dossier patient (pour les anciens dossiers en format papier uniquement), connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l’hôpital- Attention particulière au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus de consultation, les codages des consultations, etcMissions Ponctuelles- Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos- Préparation de l’arrivée des internes- Organiser les changements des médecins nouveaux arrivants- Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absencesMissions Spécifiques- Participer aux réunions des AMA- Participation aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicauxProfil recherchéSAVOIR FAIRE REQUIS- Sens des responsabilités, capacité d’analyse et d’organisation, esprit d’initiative et critique- Excellente maîtrise de l’orthographe- Bonne expression écrite et orale- Assiduité et respect des horaires de travail- Sens de l’organisation- Esprit d’équipe- Rigueur dans le travail- Écoute, disponibilité- Respect d’autrui, du secret professionnel et sens du service public- Maîtrise de soi, capacité d’écoute et de communication- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone- Utiliser les outils et les logiciels du métier : Word, Power point, Excel, Outlook, dictée vocale, ORBIS, LIFEN, TAMINO, GDM- Respect et suivi des procédures- Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaitésCONNAISSANCES ASSOCIEES- Vocabulaire spécifique aux disciplines, orthographe- Accueil, communication- Droit des patients, dossier patient, secret médical- Ergonomie- Formation continue institutionnelle : gestes d’urgence, incendie- Formation continue en lien avec le poste- INTRANET- Email- Motivation pour travailler en pédiatrie- Connaissance en pédiatrie est un plusMaîtrise des outils informatiques :- Word sous Windows, Excel, numérisation, dictée vocale.- ORBIS (DPI), LIFEN (publipostage externalisé)Horaires de travailBase de 35h par semaine – Repos fixes les WE et jours fériésLangues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel]Description de l’hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c’est l’hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d’une maternité de niveau 3.Service d’affectationService de cardiologie-néphrologieRéférence de l’offreNUP-DRH-RDB-10083