Secrétaire médical / médicale (H/F) chez MISTRAL ORTHODONTIE

Notre cabinet d’orthodontie recherche un/e secrétaire médical/e pour notre futur cabinet situé sur Vitrolles.
Nous recherchons un candidat souhaitant travailler à nos cotés sur du long terme.
IMPORTANT : Une formation au sein du cabinet Mistral Orthodontie situé à Port-de-Bouc pour une durée de 6 moins environ est obligatoire avant la mise en poste sur Vitrolles.

Accueil physique des patients :
– Utiliser le bon protocole d’accueil en fonction du motif de rendez-vous
– Vérifier le financier, pouvoir reconnaitre une anomalie (impayé par exemple) et la gérer
– Savoir si l’on doit générer une feuille de soin électronique pour le semestre ou la contention en cours
– Fixer le prochain RDV en fonction des directives de la clinique sur Orthalis
– Renseigner la date du prochain RDV sur Inplan
– Coter et faire régler des radios si besoin
– …

Accueil téléphonique :
– Savoir utiliser le standard (double appel, mise en attente, transfert de ligne)
– Savoir répondre aux problématiques des patients ou savoir comment obtenir la réponse et lui transmettre
– Transférer l’appel à la personne compétente pour répondre au patient
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Mail et TCHAT :
– Savoir répondre aux problématiques des patients ou savoir comment obtenir la réponse et lui transmettre déjà comptabiliser dans l’accueil téléphonique
– Savoir gérer les informations transmises par le patients (RIB, réponse mutuelle, courrier transféré )
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Tâches de secrétariat courante :
– Savoir s’il est temps d’envoyer une facture aux patients
– Créer un courrier (attestation de présence, attestation de paiement )
– Mettre en place et valider un plan de traitement
– Créer les feuilles de soin correspondant aux soins du mois précédent et leur bordereau (semestre, contention, autres actes oubliés) chaque 1er du mois
– Utiliser le bon protocole de modification de rendez-vous sur Orthalis et Inplan
– Savoir répondre à une réponse mutuelle
– Imprimer les demande d’ententes pour le mois m+1.5 chaque 15 du mois
– Enregistrer les factures de nos fournisseurs dans les bons dossiers, les quotidiennes et les mensuelles (Amazon par exemple)
– Gérer les impayés des 1er et 15 de chaque mois
– Gérer l’agenda Doctolib
– Créer facture des ventes aligner
– Gestion de caisse
– Savoir respecter les protocoles d’ouverture et de fermeture
– Création des dossiers de transfert
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Gestion :
– enregistrement de facture
– gestion des paiement de la sécurité sociale (tiers payant)
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