Secretaire Medical en Medecine Nucleaire H/F chez N/A

Descriptif

Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Un secrétariat aux activités mutualisées composé de 9 professionnelles polyvalentes sur des activités d’accueil et de programmation des rendez-vous ainsi qu’une activité de TEPSCAN

MISSIONS PRINCIPALES DEVOLUES AUX SECRETAIRES MEDICALES AFFECTEES EN MEDECINE NUCLEAIRE
– Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l’unité (scintigraphie conventionnelle, TEPSCAN, activités thérapeutiques)
– Accueil téléphonique
– Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques en scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN
– Gestion des consultations médicales
– Gestion et saisie des comptes rendus des patients externes et hospitalisés
– Gestion et saisie des comptes rendus de consultations médicales
– Participation à la gestion des agendas médicaux
– Travail lié à l’activité du Responsable du Service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES EN LIEN AVEC LES MISSIONS PRINCIPALES

création du dossier patient dans Xplore

* renseignements, informations auprès des patients

* Orientation et accompagnement des patients en salle d’attente ou en box de préparation
– Gestion des vacations libérales (création des séjours, admissions sur DxCare)

Accueil et réponse téléphonique

* Réception des appels téléphoniques et transfert vers les personnes ressources

* Informations auprès des patients et prescripteurs

* Transmissions auprès de l’équipe pluridisciplinaire

Gestion des rendez-vous des examens diagnostiques (scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN) et à visée thérapeutiques (DxPlanning)

* Prise de rendez-vous physique et téléphonique

* Réception et gestion des demandes écrites en TEPSCAN et répartition en fonction des indications des vacataires

* Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning

* Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d’informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.

* Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés

* Archivage des demandes d’examens

* Communication et échanges avec les équipes médicales et avec les radiopharmaciens dans le cadre des commandes nécessaires de produits radioactifs.

* Communication et échanges avec les partenaires co-utilisateurs des équipements TEPSCAN

Gestion des courriers

* Ramassage et envoi

Gestion des consultations médicales

* Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé

* Convocation des patients externes

* Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation

* Envoi des comptes rendus

Implication dans la culture de vigilance

* Signalement des non conformités et transmission aux responsables

Implication dans la démarche qualité

* Participation au travail engagé dans l’unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires

Contact : Madame Valérie BOURGEOIS, Coordinatrice des secrétariats Médicaux, Pôle Imagerie Médicale – [email protected]

Profil recherché :

Connaissances
– Très bon niveau d’orthographe exigé
– Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical

Compétences techniques
– Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DxCare, DxPlanning, Spark, Xplore…)
– Maîtriser l’orthographe
– Rapidité d’exécution
– Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
– Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
– Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
– Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
– Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
– Rédiger et mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétences

Compétences organisationnelles
– Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
– Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
– Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service, de l’unité, de l’établissement
– Savoir identifier analyser et gérer les priorités
– Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat

Compétences relationnelles
– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
– S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
– Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
– Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Capacité d’adaptation
– Dynamisme