Secrétaire de direction H/F chez Université de Lorraine

Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».

Mission

Mission 1 : Gestion du courrier

Mission 2 : Gestion de l’accueil au secrétariat

• Transmettre des messages écrits et oraux et orienter les correspondants
• Filtrer les appels téléphoniques et prendre rendez-vous
• Saisir et mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, …)
• Assister aux réunions de la direction et rédiger les comptes-rendus et les minutes d’un PV
• Rédiger le compte rendu du Conseil pour les personnels et étudiants
• Effectuer du classement de documents et gestion des informations
• Gestion des ordres de mission du directeur et de la Directrice Administrative en l’absence de l’assistante de direction
• Gestion de planning du Directeur et de la Directrice Administrative en l’absence de l’assistante de direction
• Préparation des dossiers associés de façon journalière et rappel des rendez-vous planifiés
• Gestion de l’archivage

Mission 3 : Suivi et saisie d’activités diverses dans le logiciel

• Suivre les activités du Cercle des élèves, des clubs étudiants, de Polytech Services Nancy
• Suivre les manifestations organisées dans l’école (Course en cours, Journée internationale, September Fest, prix Caroline Aigle, Joutes du téméraire, séminaires, thèses, conférences, don du sang, forums, JPO, concours GEIPI, etc..)
• Saisir des réservations de salles pour les réunions diverses (AIE, clubs, commissions, élections, pots, etc.)

Mission 4 : Saisie et suivi des conventions

• Réceptionner et enregistrer les conventions (mise à disposition de locaux, mise à disposition d’enseignant statutaire…)
• Mettre à jour le tableau de bord des diverses conventions
• Suivi et contrôle des procédures de signatures
• Préparation des documents pour présentation au Conseil de l’école

Activités Associées

• Mettre à jour des fichiers de données et les listes de diffusion de messagerie électronique
• Participer à l’organisation de manifestations : accueil, orientation des visiteurs, préparation matérielle
• Soutien logistique lors des élections au sein de l’école
• Venir en soutien à d’autres services en cas de pics d’activités

Profil

Vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires, avoir un bon niveau en français écrit et oral, savoir rédiger des comptes rendus et avoir une aisance informatiques. Quelques petites notions en anglais seraient appréciées.

Si vous êtes une personne rigoureuse, organisée, adaptable, réactive avec un bon relationnel, n’hésitez pas à envoyer votre candidature.

Contrat : CDD 50 % à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu’au 31/08/2025 (renouvellement par année universitaire possible).

Poste basé à vandoeuvre. Rémunération : 1053 € brut mensuel.

Référence de l’offre : 0xcewcncbk