Secrétaire de Direction - Accueil H/F chez Groupe ACPPA
Description du postePlacé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :- De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l’Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d’Administration).Missions principales :Accueil et gestion administrative générale- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,- Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l’ouverture et l’envoi du courrier de la Direction Générale,- Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,- Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,- Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)Gestion des agendas et déplacements- Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,- Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,- Contribuer à l’organisation d’événements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)Organisation des réunions et instances statutaires- Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG…),- Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas…)- Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)Rédaction et gestion documentaire- Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,- Assurer le classement, la copie, la numérisation et l’archivage des documents,- Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)Référent(e) de la politique voyage du groupe- Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l’agence de voyages partenaire- Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contratModalités du poste :- – Type de contrat : CDI à temps plein – Prise de poste : Dès que possible – Lieu : Siège social – Francheville (69340) – Rémunération : À partir de 2 000 € brut/mois (+prime de fin d’année + reprise d’ancienneté selon profil et expérience).