SECRÉTAIRE ANTENNE DE GESTION (H/F) chez Métropole de Lyon

La Métropole de Lyon, c’est plus de 9 600 agents au sein de différentes délégations qui travaillent au quotidien au service des usagers. Elle intervient dans des politiques diversifiées : politiques sociales, environnement, éducation, mobilités, etc.

La direction de l’amélioration du cadre de vie rassemble 400 agents. Elle est l’interlocutrice principale des territoires sur le volet « services urbains ». Elle a un rôle d’appui et de structuration de l’activité assurée par les équipes des subdivisions de voirie, collecte et nettoiement.
Le service d’appui à l’exploitation intervient en tant que prestataire interne opérationnel auprès des subdivisions de nettoiement et de collecte. Il se compose de 3 unités :

• l’unité appui à l’exploitation nettoiement,
• l’unité appui à l’exploitation collecte,
• l’unité appui à l’exploitation logistique,

Soit un collectif de plus de 200 agents, dont près de 140 conducteurs.

Tâches comptables :

• contrôler, saisir les engagements et factures, assurer les liquidations, en lien avec l’outil informatique dédié de la métropole (Grand Angle)
• assurer le suivi des comptes de tiers et établir les titres de recettes associés,
• contrôler et transmettre les pièces comptables aux services financiers,
• assurer le lien avec les entreprises prestataires : transmettre les bons de commandes, répondre à leurs interrogations en termes de facturation, relancer les factures,
• assurer, en relation avec le responsable de subdivision, les techniciens de secteur, la régie ou le service finances de la délégation, le suivi des crédits d’investissement et de fonctionnement,
• assurer le suivi des crédits et des créations de tranche en lien avec le responsable d’unité et le autres services et direction (STEP, DMOU, subdivisions)

Secrétariat :

• réceptionner, trier, transmettre le courrier en lien avec l’outil dédié de la métropole (GECO),
• répondre au téléphone, prendre les messages, orienter les communications,
• accueillir le public interne ou externe et donner des renseignements
• rédiger et/ou mettre en page des courriers, comptes-rendus, notes, rapports, tableaux, etc.
• saisir dans l’outil de suivi financier des travaux de la métropole (EX&CO) les attachements liés aux chantiers du pôle travaux,
• assister le responsable de subdivision, les techniciens et les agents de maîtrise, notamment pour la vérification et la diffusion des comptes-rendus de chantier ou de réunion,

Tâches gestion RH :

• gérer administrativement les agents via l’outil informatique de la métropole (congés et absences, heures supplémentaires, temps de travail, etc.) sur les missions dévolues à une antenne de gestion droit forts,
• assurer le relais entre le personnel et le SRH,
• renseigner les agents sur leurs droits et démarches auprès du Comité Social ou autre service,
• collecter, vérifier et transmettre les différents dossiers annuels (SFT, médailles, évaluations, …),
• gérer les plannings de présence sur les périodes de concentration d’absence (période de congés scolaires).

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n’ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).