Secrétaire administrative service restauration à domicile (H/F) chez CCAS

Contexte

Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Autonomie et veille sociale de l’action sociale « Personnes âgées ». Celui-ci se compose d’un Centre de jour Les Alpins et de la Maison des Aidants Denise Belot, d’un service de Restauration à Domicile et du service Résidences Autonomies avec 4 Résidences Autonomies : les Alpins, St Laurent, le Lac et Montesquieu.

Notre poste

Sous l’autorité du Responsable de service, le-la secrétaire assure un accueil téléphonique et physique des usager-ères. :
Il-elle est à l’écoute des agents-es sociaux de restauration (ASR), fait le lien entre les différents-es acteurs-trices, effectue différentes tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du service

Les missions :
– Diverses tâches administratives :

– Accueil physique et téléphonique auprès du public, des familles et /ou partenaires avec présence impérative parfois dès 6h30
– Traitement des dossiers des usagers : saisie sur le logiciel Millesime, rappel si dossiers incomplets, mise à jour, suivi des hospitalisations.
– Suivi de la veille sociale : remplissage du cahier de vie des usager-ères (Millesime), lien avec les partenaires sociaux et familles, signalement, visites à domicile
– Participation à la mise à jour du cahier de transmission
– Réalisation de la facturation et vérification de celle-ci avec la responsable
– Saisie des heures des remplaçants
– Suivi de la qualité des prestations ( questionnaire de satisfaction , appel des usager-ères etc.),
– Suivi et mise à jour des statistiques relatifs à l’activité
– Réalisation et édition de la fiche menu hebdomadaire,
– Relais d’information des programmes d’animations des résidences autonomie, des PAGI, et autres informations diverses (canicule, semaine bleue, Noêl à domicile) auprès des usagers-ères via les agent-es sociaux de restauration
– Réalisation de photocopie de documents nécessaires à l’activité du service,
– Réalisation de bon de commande, validation de factures supervisées par le responsable de service,
– Tri, classement et archivage
– Assister la cheffe de service dans le traitement et la circulation de l’information (écrite et orale).
– Rédaction des comptes -rendus de réunions
– Mise à jour du cahier de transmission pour le débriefing du midi et celui du lendemain matin avant le départ en tournées
– Gestion de la mise à jour des téléphones avec les agent-es en lien avec le logiciel Millésime
– Suivi de la gestion des clés en lien avec les agent-es sociaux de restauration

– Identification du nouvel usager :

– Créer et remplir le dossier administratif papier
– Créer le dossier et scanner les documents administratif s sur Millesime
– Contrôle des pièces administratives fournies (avis d’imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale).
– Transmission des contrats des usager-ères au siège pour signature
– Tenir à jour les dossiers administratifs des usager-ères (aide sociale, avis d’imposition, fiche usager)
– Suivi des impayés en lien avec la responsable du service et le Service de Gestion Comptable

Suivi des absences :
Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès)
Suivi des contenants réutilisables :
Autres :
– Participation aux réunions de service …