Secrétaire Administrative BTP H/F chez Proxima

Entreprise spécialisée dans le secteur des travaux publics, reconnue pour ses projets ambitieux et son engagement à livrer des chantiers de qualité à ses clients. Actuellement en pleine croissance, notre client s’efforce d’améliorer en permanence la gestion de ses chantiers et de renforcer ses équipes administratives pour garantir la performance et la réussite de ses projets.

Contexte Du Recrutement

Dans le cadre d’un remplacement et pour soutenir son développement, nous recherchons un.e secrétaire technique BTP qui jouera un rôle central dans le suivi administratif des chantiers chantier et des appels d’offres. Ce poste clé vise à assurer la continuité des opérations et à optimiser la gestion des projets en cours en apportant un support rigoureux aux équipes terrain.Chez Proxima, attendez-vous à un processus de recrutement où la transparence et le respect sont de mise. Vous n’êtes pas qu’un CV, nous reconnaissons votre potentiel et cherchons à vous proposer des opportunités qui collent pile à vos objectifs de carrière.

Votre Mission

En tant que secrétaire technique BTP, vous serez au coeur de la gestion administrative des documents de l’entreprise et jouerez un rôle central dans le suivi des appels d’offres, la gestion du personnel et des échanges avec les différents intervenants (clients, sous-traitants, équipes internes). Vous veillerez à maintenir la conformité des dossiers administratifs tout en gérant un volume important de communications.

Responsabilités Principales

• Gestion des documents administratifs : Préparer, mettre à jour et archiver les documents liés aux projets (attestations fiscales et sociales, plans, comptes rendus) afin de maintenir le dossier administratif à jour.
• Réponse aux appels d’offres : Préparer et soumettre les dossiers de candidature, monter les pièces administratives nécessaires et veiller au respect des exigences et des délais imposés.
• Traitement des emails et appels en grands volumes : Gérer efficacement un flux important de communications par email et téléphone, en assurant un suivi rapide et une réponse professionnelle.
• Coordination des sous-traitants : Suivre les dossiers administratifs des sous-traitants et gérer leurs agréments pour garantir leur intervention conforme sur les chantiers des clients.
• Gestion du personnel : suivre les absences, déclaration des arrêts maladie, des congés payés, suivi des visites médicales, etc, et autres éléments administratifs du personnel (AM, préparation tableau des paies pour envoi au cabinet comptable) pour assurer la bonne gestion des ressources humaines.
• Rédaction de correspondances : envoi et réception du courrier

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement dynamique où l’esprit d’équipe et la collaboration sont au coeur de la croissance de notre client (+100% en 3 ans).
• Un poste clé avec des responsabilités variées, offrant des opportunités de développement professionnel au sein de notre entreprise en croissance.

Profil Recherché

Compétences techniques :

• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word, Outlook) pour gérer les documents et la communication.
• Connaissance des processus administratifs spécifiques au secteur du BTP, en particulier la gestion des appels d’offres.
• Expérience dans le suivi administratif des employés.

Compétences Comportementales

• Rigueur et organisation pour gérer efficacement les priorités, les documents, et les communications.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant une performance stable, notamment dans la gestion de volumes importants de communications.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir avec des interlocuteurs variés et rédiger des documents administratifs clairs.
• Autonomie et proactivité dans la gestion des tâches administratives, de la préparation des réponses aux appels d’offres, et de la gestion du personnel.

Ce Poste N’est Pas Fait Pour Vous Si

• Vous préférez un environnement de travail calme et routinier, sans imprévus.
• Vous rencontrez des difficultés pour vous adapter rapidement aux changements de priorités ou aux imprévus liés aux projets de chantier.
• Vous avez du mal à suivre plusieurs tâches en parallèle et préférez travailler sur une seule activité à la fois.
• Vous rencontrez des difficultés à gérer le stress ou à respecter des délais stricts.
• Vous n’êtes pas à l’aise avec les outils bureautiques.
• Vous n’aimez pas gérer un volume important d’emails et d’appels et préférez des tâches de communication plus limitées.

Intéressé.e ?

Envoyez-nous votre CV à [@.**]. Nous avons hâte de vous rencontrer !