Secrétaire Administratif(ve) H/F à l'IFSI/IFAS chez Groupement hospitalier Portes de Provence

RESPONSABILITÉS :

Le GHPP recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et de Formation Aides-Soignants du Groupement Hospitalier Portes de Provence de Montélimar sur un remplacement à temps plein du 1er Janvier au 15 Mars 2025.
MISSIONS PRINCIPALES
· Participer à l’organisation administrative générale de l’institut de formation.
· Assurer le secrétariat de toutes les activités de l’IFSI-IFAS ainsi que le secrétariat de la Direction de l’institut.
· Participer à la gestion administrative des formations initiales et continues, de la scolarité des apprenants
· Collaborer au suivi financier des promotions d’étudiants infirmiers et élèves aides-soignants.
· Participer au suivi et au développement des aspects techniques et technologiques de la structure de formation.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
Activités administratives :
– Assurer la Réception, le traitement, l’orientation des appels et/ou des messages électroniques de l’institut.
– Assurer la frappe des courriers, comptes-rendus, procédures, conventions et tout autre document indispensables à l’organisation de l’institut.
– Garantir l’envoi et la réception des courriers et des mails et leurs transmissions aux personnes concernées.
– Participer à l’organisation administrative et logistique des épreuves de sélection d’entrée en formation paramédicale, des pré-rentrées et des rentrées scolaires des apprenants et des diplomations des étudiants et élèves de fin d’année.
· Participer à la relation avec les tutelles (Conseil Régional, DREETS, ARS, La Direccte GH Portes de Provence) et les partenaires (Pôle Emploi, OPCO, Université, employeurs…) dans l’optimisation et l’efficience de la gestion administrative et financière des apprenants.
· Gestion administrative des instances liées à la gouvernance de l’institut
· Assurer la gestion administrative de la scolarité (formation théoriques et cliniques) des élèves, étudiants : Garantir la complétude du dossier de l’apprenant, la traçabilité administrative, le suivi et la mise à jour du dossier …),
– Collaborer à l’archivage matériel et numérique des documents et des organisations.

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIRS ET APTITUDES LIEES AU POSTE
Excellentes maitrises de Word et Excel souhaitées
Savoirs :
· Connaissances générales du fonctionnement et des organisations d’un établissement de santé,
· Connaissance de la réglementation liée à la formation,
· Connaissance et respect des protocoles, procédures en vigueur,
· Maitrise de l’outil informatique et de logiciels bureautiques,
· Maitrise de l’orthographe, syntaxe et grammaire.
Savoir-faire :
· Techniques de secrétariat (prise de note, rédaction de compte rendu, courrier, publipostage, tableurs…)
· Techniques de recherches documentaires,
· Classement et archivage,
· Accueil physique et téléphonique,
· Gestion et organisation du temps,
· Capacité d’analyse et de synthèse,
Savoir être :
· Rigueur,
· Discrétion professionnelle et confidentialité,
· Ecoute, bienveillance et respect,
· Sens de l’organisation et des responsabilités
· Capacité d’intégration, esprit d’équipe, collaboration avec les différents interlocuteurs
· Respect des délais et sens des priorités,
· Autonomie et prise d’initiative,
· Adaptabilité et polyvalence,
· Curiosité intellectuelle,
· Dynamisme,
· Capacité de remise en question,
· Disponibilités.