Secrétaire administratif(ve) chez ADMR

Premier réseau associatif français de proximité, l’ADMR est la référence du service à la personne depuis près de 75 ans.

L’ADMR de Charente-Maritime compte près de 850 salariés travaillant auprès des 30 associations réparties sur l’ensemble du département et œuvre au quotidien auprès des personnes âgées, des familles, des personnes en situation de handicap, des enfants, et des personnes vulnérables. Certifié NF Service aux personnes depuis 2013, et labellisée RSE, elle est engagée dans une démarche d’amélioration continue pour les usagers et les professionnels.

Mission

La Fédération ADMR de Charente-Maritime, située à Saintes, recherche un(e) secrétaire administratif(ve) travaillant auprès des associations ADMR de Montendre et de Saintes.

En Soutien Aux Bénévoles Et Aux Assistants De Gestion Sur Place, Les Missions Du (de La) Secrétaire Administratif(ve) Sont Les Suivantes

Assure une mission généraliste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Veiller à la qualité de l’environnement des lieux d’accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
• Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d’activité
• Assurer le suivi et la gestion des stocks (ex: fournitures de bureau, produits d’entretien…)
• Réaliser des activités de classement et d’archivage

Participation à la gestion administrative du personnel de l’association

• Constitue le dossier d’embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d’embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail…) en collaboration avec l’assistant de gestion
• Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l’exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants…) en collaboration avec l’assistant de gestion ou le conseiller technique
• Maintient à jour le registre unique du personnel
• Veille au respect des affichages obligatoires
• Assure le suivi des arrêts de travail

Participation à la gestion des interventions

En collaboration étroite avec les responsables de l’association,

• Soutient au planning des interventions (remplacement, mise en place des prises en charge…)
• Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
• Veille à l’optimisation des moyens d’intervention mis en œuvre entre la demande d’intervention et l’offre proposée
• Assure le suivi des interventions sur Philiatel
• Répond aux observations des clients

Participation à la gestion financière

En Collaboration Avec Les Responsables De L’association

• Participe au recouvrement des factures
• Effectue les enregistrements comptables

Le candidat retenu sera formé en interne aux différents logiciels et process.

Rémunération selon la convention collective de la branche de l’aide, de l’accompagnement, des soins et des services à domicile (à partir de 1 984.88€ bruts / mois).

Accès à une plateforme d’avantages sociaux + chèques vacances + véhicule de service (possibilité de véhicule de fonction).

Profil

Aisance relationnelle, discrétion et communication avec les équipes.

Capacité à s’adapter à différents logiciels (main courante, logiciel de planification, etc).

Capacité à exprimer ses messages à l’oral comme à l’écrit de manière efficace, organisée et adaptée à son interlocuteur.

Appliquer le cadre légal et réglementaire, ainsi que le cadre exigé par la norme NF et le référentiel HAS.