PMO Manager / Assistant(e) de direction chez Vallourec

Leader mondial sur ses marchés, Vallourec fournit des solutions tubulaires de référence pour les secteurs de l’énergie et pour d’autres applications parmi les plus exigeantes : des puits de pétrole et de gaz en conditions extrêmes aux centrales électriques de dernière génération, en passant par des projets architecturaux audacieux et des équipements mécaniques ultra-performants.

En chiffres, Vallourec est un groupe industriel français côté au SBF120 comptant 16 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 5 Milliards d’euros. Implanté dans 20 pays, le groupe est présent sur tous les continents. Vallourec, c’est aussi 40 unités de production, 380 chercheurs et techniciens, 4 centres de recherche et tests et plus de 45 Millions d’euros/an investis en R&D.

Enfin, et fort de son expérience dans le secteur de l’Oil & Gas, Vallourec prépare l’avenir en développant aujourd’hui un portefeuille complet de produits et de solutions répondant aux besoins de la transition énergétique : capture du carbone, stockage de l’hydrogène, géothermie..

Ce contexte rend l’environnement particulièrement dynamique et international.

MISSION :

• Assurer le suivi et la bonne exécution d’un portefeuille de projets stratégiques afin d’aboutir à leur réalisation conformément aux attentes définies.

Relations de travail interne/externe :

En interne :

• Avec l’ensemble des Directions fonctionnelles et opérationnelles
• Avec les achats pour la gestion des prestataires
• Avec l’ensemble des équipes projet (internes et externes à la division)
• Avec le Management Committee de la division (membre COMEX & N-1)

En externe :

• Avec les prestataires intervenant dans le domaine de la gestion administrative

Description des responsabilités/activités significatives :

1 . PMO et support au chef de projet

• Met en place un Project Management Office, veillant à ce que les projets stratégiques pour la division (y compris projets transverses) soient inclus dans le portefeuille PMO
• Assure le suivi des indicateurs de performance et veille activement à l’avancement de chaque projet, alertant sur les écarts par rapport au plan initial
• Elabore et présente en Management Committee un rapport mensuel sur l’état d’avancement de chaque projet
• Participe activement aux steering committees de chaque projet et occasionnellement à d’autres réunions projet.
• Est amené à appuyer les chefs de projet à la préparation des steercos (organisation de réunions, préparation de l’ordre du jour, liaison avec les différents contributeurs du projet pour récolter de l’information, préparation de support de présentation)
• Est amené à rédiger les comptes-rendus des steercos, à tenir les listes d’actions de chaque projet et à assurer un suivi régulier de l’avancement de ces actions avec les parties prenantes.
• Suivi d’actions et organisation du Management Committee de la division
• Elabore et maintien un système de suivi des actions du Management Committee, en attribuant des responsabilités et échéances claires.
• Effectue un suivi régulier des actions pour veiller à ce qu’elles soient complétées dans le temps imparti et révisées lorsque nécessaire
• Facilite au besoin des réunions pour assurer la coordination entre différents collaborateurs sur une même action
• Rapporte l’avancement des actions en Management Committee
• Elabore et diffuse l’ordre du jour de chaque Management Committee en s’assurant de l’inclusion des points importants à discuter, coordonne l’invitation de participants exceptionnels, rédige et communique les comptes-rendus de réunion

2 . Assistant de Direction

Gère tout le process des demandes d’achat dans les outils et anticipe les besoins de commandes : réception commande, enregistrement, mise à jour des documents de suivi notamment budgétaire et de la facturation.

Organise matériellement tout évènement du service : réunions, séminaires, déplacements …

Rédige, sous validation, les notes et/ou compte-rendu ainsi que les activités bureautiques attendus

Assure l’accueil (physique ou numérique) de tout visiteur

Gère l’agenda d’un membre du COMEX et/ou de ses N-1 ou d’une ou plusieurs Directions

Selon les directives peut avoir la charge de certains dossiers spécifiques confidentiel en matière d’assistanat : rédaction de compte rendu, négociation avec certains fournisseurs ….

Prépare, sous validation, certaines communications à caractère confidentiel (interne et / ou externe

Organise des sessions de formation, en interne et en externe, coordonnant toute la logistique nécessaire à ces événements et s’assure de la mise en place (lorsque pertinent) du feedback reçu

Collecte le feedback des collaborateurs suite à l’organisation d’événements et formations internes à des fins d’amélioration continue

Prépare et coordonne l’arrivée de nouveaux collaborateurs dans le service, veillant à leur bonne intégration

Responsabilés & Autorités :

• Est garant du bon déroulement de l’activité quotidienne du périmètre
• Rôle de facilitateur : sens du service accru afin de résoudre les difficultés du quotidien de son périmètre
• Rôle structurant, de coordination et de support à la réalisation des projets
• Travail en transverse avec des équipes internes et externes

Background académique et professionnel :

• Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI et Expérience de 10 ans en entreprise OU Bac+5 : Ecoles d’ingénieurs, Ecoles de commerce, Formations universitaires avec 5 années d’expérience au maximum
• Bonne compréhension des enjeux du secteur d’activité et des enjeux techniques liés au produit
• Anglais courant

Compétences :

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication
• Connaissances en gestion administrative et capacités rédactionnelles
• Maîtrise avancée de l’anglais
• Maitrise des méthodologies et outils de gestion de projet
• Excellente communication écrite et verbale
• Capacité à gérer de multiples projet et tâches de front