Office Manager H/F chez TSE Energy
Vos activités & Responsabilités- Gestion générale des bureaux (sièges et établissements secondaires) de la société occupés par les équipes et demandes liées au fonctionnement de ces bureaux- Approvisionnement, équipement et fonctionnement général des locaux (badges, clés, imprimantes, scanners…)- Relations avec les syndics de copropriété- Administration des divers abonnements et services souscrits pour les bureaux (ménage, surveillance, entretien etc.)- Aspect légaux (affichages obligatoire, sécurité, accès etc.)- Gestion des mouvements de salariés dans logiciel dédié- Gestion des notes de frais des salariés via logiciel dédié- Gestion de boîtes courriels génériques (administrative, facturation, juridique)- Gestion du courrier et des appels téléphoniques.- Mise en signature de document sur plateforme de signatures électroniques.- Classement et archivage des documents sous format dématérialisé sur serveur et en version papier dans les classeurs d’archives- Gestion de fournitures du bureau et des frais de bouche.- Gestion du parc automobile et démarches administratives afférentes- Suivi des loyers (bureaux, centrales, terrains)- Suivis des assurances (centrales, bureaux, véhicules).- Calculs et suivis des loyers des centrales.- Suivi, envois et classement des documents pour la société et ses filiales- Gestion du parc informatique et téléphonique en support d’un service externe dédié- Récupérer les factures clients et fournisseurs.- Organisation des événements (séminaires, réunions)- Intégration des factures sur logiciel dédié.- Refacturation entre sociétés du groupe via logiciel dédié- Facturation de la production d’électricité pour les filiales- Facturation des prestations de gestion administrative et de maintenance.- Mise à jour du tableau des tarifs d’achat auprès d’EDF.- Programmation et exécution des virements sur logiciel dédié.- Rapprochements bancaires et équilibrage des comptes via logiciel dédié.- Suivi des cumuls générateurs concernant la production des différentes centrales.- Suivi du cash-flow prévisionnel.- Suivi des tableaux de trésorerie et de financements