Office Manager (H/F) chez Circana

Office Manager

Let’s be unstoppable together!

At Circana, we are fueled by our passion for continuous learning and growth, we seek and share feedback freely, and we celebrate victories both big and small in an environment that is flexible and accommodating to our work and personal lives. We have a global commitment to diversity, equity, and inclusion as we believe in the undeniable strength that diversity brings to our business, employees, clients, and communities. With us, you can always bring your full self to work. Join our inclusive, committed team to be a challenger, own outcomes, and stay curious together. Circana is proud to be Certified™ by Great Place To Work®. This prestigious award is based entirely on what current employees say about their experience working at Circana.

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Introduction

Le/la responsable des services généraux assure la sécurité du personnel sur site en garantissant la maintenance et l’entretien des infrastructures du site. Il/elle assure également des missions événementielles et d’assistanat pour l’équipe de Direction en France et certains directeurs européens.

Missions :

• Gestion des services généraux de l’entreprise
• Être l’interlocuteur privilégié sur tout ce qui concerne le bon fonctionnement du site
• Suivi du plan de maintenance du site, organisation et suivi des travaux, entretiens et aménagements réguliers du site
• Elaboration et mise en œuvre de la politique sécurité du site et des personnes : gestion des incidents, suivi des registres, organisation et suivi des formations sécurité obligatoires
• Management de la personne à l’accueil
• Pilotage de la relation avec les prestataires de services
• Suivi des achats et contrats liés aux services généraux : appels d’offres, négociation des contrats, commandes, suivi des stocks, suivi des fournisseurs
• Gestion du parc automobile
• Négociation des contrats flotte
• Suivi et assistance auprès des conducteurs
• Gestion du contrat d’assurance
• Missions RH liées à l’hygiène, la santé et la sécurité
• Participation à la mise à jour du DUERP et du PAPRIPACT
• Support à la préparation des réunions CSSCT
• Achat et commande de matériel préconisé par la médecine du travail
• Missions RH liées à l’intégration des nouveaux entrants : accueil, remise de matériel, présentation des locaux et de la société, …
• Missions d’assistanat de directeurs EMEA (Dir Financier EMEA ; Dir CPG EMEA ; Dir RH EMEA) : gestion de l’agenda, gestion des déplacements, réservation de salles de réunion
• Organisation logistique des déplacements de l’équipe de Direction France (réservation des billets de transport et des hôtels)
• Coordination de l’organisation des évènements d’entreprise internes et externes, pour des évènements France ou Internationaux

Compétences requises :

• Première expérience similaire de 3 ans minimum
• Sens du service, capacité d’adaptation, esprit pratique et réactivité
• Aptitude à coordonner des ressources et activités avec multiples parties prenantes
• Vous avez un anglais courant à l’écrit et à l’oral
• BAC+3/5 en gestion ou administration des entreprises

Circana Behaviors

As well as the technical skills, experience and attributes that are required for the role, our shared behaviors sit at the core of our organization. Therefore, we always look for people who can continuously champion these behaviors throughout the business within their day-to-day role:

• Stay Curious: Being hungry to learn and grow, always asking the big questions.
• Seek Clarity: Embracing complexity to create clarity and inspire action.
• Own the Outcome: Being accountable for decisions and taking ownership of our choices.
• Center on the Client: Relentlessly adding value for our customers.
• Be a Challenger: Never complacent, always striving for continuous improvement.
• Champion Inclusivity: Fostering trust in relationships engaging with empathy, respect, and integrity.
• Commit to each other: Contributing to making Circana a great place to work for everyone.

Location

This position can be located in the following area(s): Paris, Ile de France

Prospective candidates may be asked to consent to background checks (in accordance with local legislation and our candidate privacy notice ) Your current employer will not be contacted without your permission.

*Highlight portions should be reviewed/updated by the HRBP and/or Hiring Manager*

*Required for job postings in the United States – Recruiter will insert pay transparency language (see below) to JD after kickoff call with manager*

The below range reflects the range of possible compensation for this role at the time of this posting. We may ultimately pay more or less than the posted range. This range may be modified in the future. An employee’s position within the salary range will be based on several factors including, but not limited to, relevant education, qualifications, certifications, experience, skills, seniority, geographic location, performance, shift, travel requirements, sales or revenue-based metrics, any collective bargaining agreements, and business or organizational needs. The salary range for this role is XXX to XXX.

This job is also eligible for [bonus/incentive/commissions/equity] pay.

We offer a comprehensive package of benefits including [paid time off, medical/dental/vision insurance and 401(k)] to eligible employees.

You can apply for this role through [methods to apply (e.g., Careers website link and/or Intranet site for internal candidates).

#LI-AG1