Ifag Alternance - Assistant·e de Direction Vertou H/F chez IFAG Nantes

POSTE : Ifag Alternance – Assistant·e de Direction Vertou H/F
DESCRIPTION : L’IFAG est à la recherche d’une pépite pour son partenaire entreprise : Assistant Administratif Polyvalent

Description du poste :
Vous serez responsable de diverses tâches administratives et de soutenir les opérations quotidiennes de l’entreprise. Il devra posséder de solides compétences organisationnelles et être capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Le candidat idéal devra être autonome, polyvalent et avoir une excellente capacité de communication.

Responsabilités :

1. Saisie de devis :
– Prendre en charge la saisie des devis dans le système informatique de l’entreprise.
– Vérifier l’exactitude des informations saisies et s’assurer de la cohérence des prix et des quantités.

2. Gestion des commandes :
– Assurer le suivi des commandes, de la réception à la livraison.
– Coordonner avec les fournisseurs pour garantir la disponibilité des produits.
– Maintenir une base de données à jour des commandes en cours.

3. Aide comptable :
– Assister le service comptable dans la gestion des opérations quotidiennes.
– Effectuer des tâches telles que la saisie de factures, la vérification des paiements et la préparation de rapports financiers de base.

4. Relevé d’heures :
– Collecter et enregistrer les heures travaillées par le personnel.
– Compiler les données et les transmettre au service de paie pour le traitement.

5. Contrat d’entretien :
– Assurer la gestion administrative des contrats d’entretien.
– Collaborer avec les clients pour renouveler les contrats et mettre à jour les informations nécessaires.

6. Rentabilité du chantier :
– Participer à l’évaluation de la rentabilité des chantiers en recueillant et en analysant les données pertinentes.
– Collaborer avec les équipes sur le terrain pour obtenir les informations nécessaires à l’analyse de rentabilité.

7. Attestation fiscale :
– Préparer et délivrer les attestations fiscales conformément aux réglementations en vigueur.
– Veiller à ce que les documents soient correctement remplis et envoyés aux parties concernées.

8. Prise d’appels et prise de rendez-vous :
– Répondre aux appels téléphoniques entrants, fournir des informations de base aux clients et les diriger vers les personnes appropriées.
– Gérer le calendrier en prenant les rendez-vous et en organisant les réunions.

9. Création du site internet :
– Participer à la création et à la maintenance du site internet de l’entreprise.
– Mettre à jour régulièrement le contenu du site pour assurer sa pertinence et sa visibilité.

Compétences requises :

– Maîtrise des outils informatiques et aisance dans l’utilisation des logiciels de bureautique.
– Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
– Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
– Bonnes compétences en communication verbale et écrite.
– Connaissance des principes comptables de base.
– Compétences en marketing en ligne et création de sites internet (serait un plus).
PROFIL :