H/F Assistanat d'agence chez LTD Recrutement

Ltd compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d’expertise en Ingénierie, Encadrement BTP et Tertiaire Haut de Gamme – Fonctions Supports sur la France entière et à l’International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.

Le Poste

• Gestion quotidienne de l’agence :
• Accueil des visiteurs,
• Gestion des appels entrants,
• Gestion du courrier (classement, archivage),
• Gestion des achats,
• Gérer les interfaces avec le service du personnel
• Gestion administrative de nos marchés :
• Préparer les contrats (pièces contractuelles, justificatifs, etc.),
• Faire signer les contrats par le représentant habilité de la société,
• Réceptionner, enregistrer les contrats notifiés dans le système d’information et en

informer le responsable d’agence,

• Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et

sous-traitants,

• Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable

de projet,

• Etablir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout

au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants, …),

• Emettre les mémoires d’honoraires, décompte définitifs de rémunération sur

instruction du responsable d’affaire,

• Suivre les créances clients, relances,
• Gérer les envois,
• Classer et archiver les documents et courriers,
• Gérer les interfaces avec le service comptabilité
• Gestion administrative des marchés de travaux
• Vérifier la constitution « administrative » des marchés de travaux
• Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des

entreprises et par le maître d’ouvrage

• Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l’outil de liquidation et en informer

le responsable d’agence

• Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable

de projet

• Etablir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout

au long de la vie du marché (OS, PV, documents de sous traitance, avenants, …)

• Etablir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable

d’affaire, en vérifiant l’adéquation avec les données contractuelles du marché

• Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.
• Gérer les envois
• Classer et archiver les documents et courriers

Profil

• Connaissance des différents intervenants à l’acte de construire,
• Connaissance du code du code de la commande publique,
• Connaissance des règles de la comptabilité publique,
• Maîtrise des outils informatiques bureautique,
• Maîtrise des outils de gestion.
• Capacités rédactionnelles : savoir structurer et rédiger un document, savoir rédiger un

document de synthèse, maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,

• Capacité de travail en équipe : esprit d’équipe, capacité d’écoute,
• Qualités personnelles : sens de l’accueil, disponibilité, autonomie, rigueur, motivation,

organisation personnelle, discernement, objectivité, discrétion, respect,

• Respecter des procédures et des délais, votre esprit d’initiative sera un atout supplémentaire

pour réussir pleinement dans vos fonctions.