Gestionnaire de dossiers frais de missions - Agent de voyage (H/F) chez Agence de la biomedecine

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l’établissement et de la sécurisation des procédures concernant l’ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.

Le poste est rattaché au Pôle Services, Missions et Environnement de Travail de la DAF.

Missions principales

Le/la Gestionnaire Frais de missions :

Met en œuvre la mission « Frais de missions » au sein de l’Agence :

• Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement ;
• Appliquer la politique voyage interne à l’Agence et participer à son animation ;
• Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour (mise à jour de l’espace sur l’intranet) ;
• Être l’interlocuteur de niveau 1 des fournisseurs, sous la responsabilité du responsable de pôle ;
• Participer au reporting de cette mission.

Commande la billetterie et gère les ordres de mission et les notes de frais :

• Contrôler les demandes de billets via l’outil interne DOMINO ;
• Réserver les billets via les 2 canaux possibles :

1) la plateforme de réservation mise à disposition par l’agence de voyages (OnLine) ou

2) les demandes de réservation auprès de l’agence de voyages par mail (OffLine) ;

• Créer et/ou mettre à jour les profils sur la plateforme de réservation en ligne ;
• Etablir les ordres de mission et les décisions pour les intervenants extérieurs ;
• Constater la livraison des billets, contrôler les factures/avoirs au regard des commandes passées ;
• Enregistrer les factures/avoirs sur le serveur pour faciliter leur traitement en lien avec l’Agence Comptable ;
• Traiter les demandes d’avances sur frais ;
• Contrôler les notes de frais tout en gardant l’objectif d’optimiser les délais de paiement ;
• Contrôler et saisir les états de frais et les justificatifs des intervenants externes ;
• Créer et mettre à jour, pour les externes, les fiches matricules et fournisseurs ;
• Sous la responsabilité du responsable de pôle, contrôler les relevés et les états ;
• Suivi des avoirs et remboursements des fournisseurs transport.

Gérer et assurer le support fonctionnel de l’outil DOMINO (SAP CONCUR) auprès des utilisateurs :

• Contrôler la conformité des demandes saisies par les utilisateurs et demander les corrections éventuelles ;
• Participer à l’administration de DOMINO (et notamment créer et/ou mettre à jour les profils) ;
• Assister les utilisateurs, traiter les tickets déposés sur l’outil de ticketing GLPI, assurer une assistance téléphonique pour les urgences ;
• Participer aux recettes sur les différents outils, sous le pilotage du responsable de pôle qui gère les relations avec le prestataire ;
• Analyser les demandes des utilisateurs afin de pouvoir solliciter le support DOMINO (Niveau 2 et 3) dans le but d’une résolution optimale ;
• Assurer les démonstrations / formations DOMINO

Participer à la mission transversale de la DAF de « service » aux agents :

• Connaître l’ensemble des procédures de service pour bien accueillir, renseigner et orienter les agents ;
• Participer aux objectifs de « service clients » de la DAF auprès des agents de l’Agence.

Relations fonctionnelles

• Contact permanent avec tous les services et directions de l’Agence et fréquents contacts avec les intervenants extérieurs et le titulaire du marché billetterie ;
• Contact quotidien avec les agents (notion de « service clients »).

Spécificités et contraintes du poste

• Une grande réactivité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements (demandes de dernière minute, changements et annulations).
• Une vigilance sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces demandes.
• Une rigueur dans l’application des règles internes et règlementaires.
• La continuité de service.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Formation : Baccalauréat ou équivalent minimum.
• La maîtrise de Word, Excel est indispensable.
• La connaissance de « SAP Concur » est un vrai plus ainsi qu’une expérience sur un outil de gestion des frais de déplacement (pour la saisie et la gestion des ordres de mission, factures, matricules, profils… etc.).
• Ce poste nécessite un esprit rigoureux, organisé, un bon relationnel, une bonne écoute et de la pédagogie. Il faut également savoir faire preuve d’efficacité, de réactivité et de discrétion.
• Le sens du service est une qualité indispensable pour accomplir toutes ces missions.

Référence : DRH/2025-DRH-PSMET-Gestionnaire-Dossiers-TRO

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 866,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Période de travail de 8 Heures

Lieu du poste : Télétravail hybride (93210 Saint-Denis)

Date de début prévue : 14/02/2025