Gestionnaire - Assistant Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats Médicaux H/F chez N/A

Descriptif

Descriptif du poste :

Intitulé du poste

GESTIONNAIRE – ASSISTANT(E)

Cellule Gestion du Temps de Travail

Secrétariats médicaux

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie B

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Ressources Humaines

Unité Fonctionnelle

Pôle

4100-DRH

4130-
RESSOURCES HUMAINES ET POLITIQUE SOCIALE

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d’intervention

Centre Hospitalier de Carcassonne

Présentation du service d’affectation

Composée de 21 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale (DRH) a en charge :

les secteurs classiques de la gestion du personnel non médical : recrutement, arrêts de travail, carrière, paye, formation, pilotage financier, accompagnement social,

des opérations de gestion pour le personnel médical : paye, formation, EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses), arrêts de travail, dossiers de départs en retraite.

Sont aussi rattachés à la DRH les secrétariats médicaux et le service social.

Description synthétique du poste

Assiste la responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la Gestion du Temps de Travail à la DRH dans les différentes missions afférentes à ses fonctions.

Missions principales et activités spécifiques (non exhaustives)

Support et assistance auprès des utilisateurs du logiciel de temps de travail :
– Intervention consécutive aux demandes d’assistance,
– Suivi des demandes d’assistance des utilisateurs.

Assurer les relais avec les gestionnaires de la DRH pour optimiser l’utilisation de l’outil,

Assister la responsable de la cellule GTT dans ses différentes demandes :
– Accompagnement à la formation continue des utilisateurs à l’outil (logiciel E. Connexion),
– Accompagnement des utilisateurs dans l’optimisation de l’application des règles de gestion du temps de travail (évolutions des cycles) et de l’outil GTT,
– Information régulière aux utilisateurs (référents GTT, cadres et agents) sur la mise à jour ou corrections du logiciel GTT avant mise en production,
– Formalisation des procédures dégradées sur des thèmes ciblés (mouvements),
– Rédaction, mise à disposition et mise à jour de la documentation utilisateurs (agents, cadres et référents GTT),
– Gestion des droits,
– Aide à la gestion des CET,

Gestion-suivi du planning de la DRH,

Suivi du planning des assistantes sociales,

Vérifications des comptes des agents en CDD,

Suivi des départs et arrivées des agents,

Saisie, mise à jour et aide reprise de plannings,

Requêtes,

Participer à certaines réunions sur sollicitation de l’AAH,

Assister la responsable des secrétariats dans ses différentes demandes.

Au besoin, à la demande de l’AAH et/ou des référentes de pôle :
– Accompagner les agents nouvellement recruté(e)s ou futures recrues dans leurs démarches administratives et les accueillir le jour de leur arrivée,
– Organiser auprès des différents interlocuteurs (DRH, informatiques, DPI, sécurités) l’arrivée des nouvelles secrétaires médicales ; vérification avant l’arrivée de la bonne organisation,
– Accueillir les stagiaires et les accompagner auprès des équipes,

Lors des absences des AMA référentes de pôle, saisie des plannings (absences, heures).

LIENS HIERARCHIQUES

LIENS FONCTIONNELS

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
– Gestionnaires RH,
– Cadres planificateurs,
– Agents,
– Directions fonctionnelles,
– Services informatiques.

SECRETARIATS MEDICAU- Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,
– AAH – Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.
– AMA Référentes de pôle (coordination),
– Secrétaires médicales.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

COMPETENCES

Organisation et fonctionnement interne d’un établissement public de santé

Connaissance en gestion du temps de travail

Statut du personnel non médical

SAVOIR FAIRE

Utiliser les outils bureautiques / technologies d’information et de communication

Utilisation d’un logiciel de gestion du temps de travail

Capacité d’analyse et de priorisation

Animer des groupes de travail/ de formation

Rédaction et mise en forme de documents, outils de communication créatifs et pertinents, procédures

Analyser une organisation de manière à optimiser les cycles de travail

Analyser une problématique liée à l’application de règles de GTT et proposer des scenarii

SAVOIR ETRE

Qualité d’adaptation, polyvalence

Qualités relationnelles : Etre une relation d’aide, diplomatie

Rigueur et organisation

Sens de la collaboration, du travail en équipe

Pédagogie

Confidentialité

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Conditions d’exercice

Rythme de travail :

· 7H40 du lundi au vendredi.

Exigences relationnelles :

· Travail en groupe : OUI,

· Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.

Logiciels utilisés :

· Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, OUTLOOK,

· CPAGE,

· E-CONNEXION,

· Internet et Intranet.

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

Mme ELOY Véronique

Attachée d’Administration Hospitalière

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

**.**.**.**.**

[email protected]

Profil recherché :

Travail en groupe : OUI,

Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.