Gestionnaire administratif F/H chez Aix-Marseille Université

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l’alliance CIVIS pour la création des “Universités Européennes”.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Mission

Aix-Marseille Université (AMU) se distingue par son vaste potentiel en recherche et innovation, soutenu par 120 structures de recherche, incluant 111 laboratoires et 9 fédérations. La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) joue un rôle clé dans la mise en œuvre de la stratégie scientifique et l’accompagnement des unités de recherche dans leurs démarches administratives, financières et contractuelles.

Composée de 47 collaborateurs, la DRV entretient des liens étroits avec des partenaires tels que CNRS, Inserm, IRD, INRAé, ainsi que des entités stratégiques comme Protisvalor, la SATT Sud Est, la Cité de l’Innovation et des Savoirs d’Aix-Marseille (CISAM) et la Fondation Amidex.

Missions

Sous La Responsabilité De La Directrice Adjointe Du Pôle « Activités Contractuelles Et Industrielles, Coordination Des DRV De Campus », Le/la Gestionnaire Administratif F/H Aura Pour Principales Responsabilités

• Gestion administrative et organisationnelle :
• Accueil téléphonique, gestion du courrier, des parapheurs et orientation des unités de recherche.
• Mise à jour des bases de données, tableaux de bord et outils internes.
• Classement et archivage des contrats et documents administratifs.
• Accompagnement des unités de recherche :
• Aide au montage administratif et budgétaire des projets de recherche subventionnés.
• Préparation et vérification des dossiers de réponse aux appels d’offres.
• Coordination du circuit de signatures des contrats de recherche.
• Suivi contractuel et reporting :
• Interface entre les directions centrales, les unités de recherche et les partenaires.
• Collecte et gestion des feuilles de temps sur l’outil SINCHRO.
• Participation à la formalisation des procédures internes liées aux contrats de recherche.
• Élaboration de conventions :
• Rédaction de conventions simples (versement/reversement).
• Gestion des conventions liées aux colloques et aides à la publication.

Profil

• Connaissances :
• Solide compréhension des structures universitaires et de leur environnement institutionnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies de l’information.
• Savoir-faire :
• Capacité à gérer des projets dans des délais contraints.
• Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec divers interlocuteurs.
• Savoir-être :
• Sens de l’organisation, rigueur et réactivité.
• Excellentes capacités relationnelles et aptitude à prioriser les tâches.

Conditions de travail

Le poste est basé à Aix-Marseille Université, au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation. Vous évoluerez dans un environnement dynamique et stimulant, en interaction avec des équipes scientifiques de haut niveau et des partenaires stratégiques.

Poste à pourvoir dès que possible – CDD jusqu’au 30/06/2025 – possibilité de renouvellement

Localisation Du Poste

• Campus Marseille Saint-Charles – 3 Place Victor Hugo, 13003
• Campus Timone – 27 Boulevard Jean Moulin – 13005 Marseille

Rémunération : 1520€ net / mois puis 1595€ net / mois après un an d’ancienneté

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l’utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l’offre : b1pj7dcn3q