Gestionnaire Administratif et Comptable au Service Achats Finances H/F chez Fédération Hospitalière de France

DescriptifMissions principales :Assurer la gestion administrative des achats :- Réceptionner les demandes d’achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services- Analyser la solution d’achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l’achat- Saisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance- Vérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture- Liquider la facture- Traiter les rejets de mandat- Respecter les délais de paiements des factures- Créer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jourAssurer la gestion des marchés publics :- Prospection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d’activité- Définition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin)- Rédaction des documents de la consultation et publicité- Gestion de la consultation et de l’interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs- Gestion de l’attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d’attribution.)- Suivi de l’exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs- Planification des procédures de marchésAssurer le suivi budgétaire :- Suivre les montants engagés et liquidés mensuellement- Alerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis- Tenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis- Analyser les variations et écarts sur les dépenses- Seconder le régisseur d’avances et de recettes- Réaliser des écritures de recettesAssurer la gestion des fiches d’investissement :- Gérer les fiches d’investissement dans l’outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression)- Correspondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du serviceAssurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseursAssurer des tâches de secrétariat- Prise des appels téléphoniques et orientations- Tri ou rédaction des courriers- Archivage- Reporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l’achat)Positionnement :Liens hiérarchiques directs : la gestionnaire responsable des achats, l’attaché d’administration hospitalière des services finances, achats et admissions et de la directrice déléguéeLiens fonctionnels : avec l’équipe de directionRelations professionnelles courantes :- En interne, les responsables de service, les services- En externe : la cellule achats du GHT, la Trésorerie, les fournisseursCompétences requisesSavoir faire- Capacité d’organisation et de rigueur- Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnelSavoir être- Curiosité professionnelle- Esprit d’équipe et aptitudes relationnelles- Autonomie dans l’organisation- Capacité d’adaptation et d’investissement dans des domaines d’activité différents- Capacité d’analyse et de discernement- Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité- Sens du service publicCompétences techniques liées au poste :Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)Connaissance d’applications métiers : logiciel CPage, plateformes d’achats (liste non exhaustive)Connaissance de la réglementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publiqueCaractéristiques du poste :Travail en binôme dans un bureau uniqueTravail sur écranHoraires : 5 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h15Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d’apporter un repas et le chaufferProfil :Diplômes : Bac professionnel comptabilité ou Licence administration économique et socialeExpériences similaires souhaitées en EHPAD publics ou en établissement hospitalier publicConditions :Emploi à temps pleinRecrutement par mutation, détachement ou contratGrade de recrutement : adjoint administratif hospitalierRenseignements et candidatureLe poste est à pourvoir pour la mi-mars 2025.