Gestionnaire administratif·ve (H/F) chez Université d'Angers

RESPONSABILITÉS :

Le·la gestionnaire-assistant-e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles développées par le service :
Accueillir et communiquer
– Accueillir et informer le public
– Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web…)
– Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
– Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales…)
Gérer l’organisation des formations
– Gérer et diffuser les plannings
– Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
– Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
– Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
– Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
– Identifier et proposer des actions d’amélioration
Gérer les procédures administratives
– Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
– Inscrire les stagiaires sur APOGEE
– Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
– Gérer les absences des enseignants
– Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
– Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée
Gérer les formations liées à l’appel d’offre régional
– Participer à la réponse de l’appel d’offre émis par la Région
– Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
– Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
– Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures
Gérer les examens
– Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
– Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
– Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
– Organiser les examens et diffuser les résultats
– Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés….
– Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
– Applications métiers (FCA manager, Apogée)
– Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle
– Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université et de ses différents acteurs
– Connaissance globale de l’offre de formation de l’établissement en formation initiale et en formation continue
– Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine
Savoir-faire :
– Compétences organisationnelles et rigueur
– Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s’adaptant à l’hétérogénéité des demandes
– Capacité à partager l’information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail
Savoir-être :
– Qualités relationnelles
– Sens du service public et de la relation à l’usager
– Capacité d’écoute
– Esprit d’équipe
– Réactivité et adaptabilité
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Poste ouvert aux contractuels
Catégorie/corps : C (ATRF)
Diplôme minimum requis : CAP/BEP
Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois, jusqu’au 31/12/2025
Date de démarrage souhaitée : Janvier 2025
Rémunération brute mensuelle : Entre 1802€ et 1816€ (selon grille et expériences)
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 05/01/2025
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n’avons pas ces deux documents.