Gestionnaire administratif·ve chez Université d'Angers

Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers (UA), 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 Institut de tourisme, 1 IAE et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l’Université d’Angers ? Rejoignez-nous !

Description Et Missions Du Service

La formation professionnelle continue tout au long de la vie est une mission à part entière des universités, au même titre que la formation initiale ou la recherche. Au sein de l’UA, le Service Commun de l’Alternance et de la Formation Professionnelle (SCAFOP) a en charge le pilotage et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle de l’Université́. (https://www.univ-angers.fr/fr/formations/se-former-a-titre-professionnel.html)

Le SCAFOP Est Dirigé Par Une Directrice Secondée Par Une Responsable Administrative Et Est Composé De 29 Personnes Dont

• 4 pôles d’expertise (Marketing commercial, Conseil ingénierie de parcours et validation d’acquis, Alternance et Formations professionnelles : développement, gestion, conseils).
• Un « pôle » chargé de la promotion de l’Offre formation professionnelle de l’Université.
• Une chargée de qualité,
• Un chargé de déploiement FCA Manager
• Une gestionnaire comptable,
• Une chargée d’accueil
• Trois enseignants.

Le·la gestionnaire / assistant.e administratif de formation sera hiérarchiquement rattaché à la responsable du pôle Conseil ingénierie et validation d’acquis (CIPVA) et effectuera ses missions au SCAFOP (campus saint serge) avec des déplacements prévus en composantes.

Mission

Le·la Gestionnaire-assistant-e Administratif De Formation Aura Pour Mission Principale D’administrer Les Formations Professionnelles Développées Par Le Service

Accueillir et communiquer

• Accueillir et informer le public
• Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web …)
• Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
• Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales …)

Gérer l’organisation des formations

• Gérer et diffuser les plannings
• Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
• Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
• Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
• Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
• Identifier et proposer des actions d’amélioration

Gérer les procédures administratives

• Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
• Inscrire les stagiaires sur APOGEE
• Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
• Gérer les absences des enseignants
• Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
• Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée

Gérer les formations liées à l’appel d’offre régional

• Participer à la réponse de l’appel d’offre émis par la Région
• Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
• Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
• Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures

Gérer les examens

• Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
• Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
• Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
• Organiser les examens et diffuser les résultats
• Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés….
• Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

Profil

Savoirs

• Applications métiers (FCA manager, Apogée)
• Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université et de ses différents acteurs
• Connaissance globale de l’offre de formation de l’établissement en formation initiale et en formation continue
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine

Savoir-faire

• Compétences organisationnelles et rigueur
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s’adaptant à l’hétérogénéité des demandes
• Capacité à partager l’information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail

Savoir-être

• Qualités relationnelles
• Sens du service public et de la relation à l’usager
• Capacité d’écoute
• Esprit d’équipe
• Réactivité et adaptabilité

Poste ouvert aux contractuels

Catégorie/corps : C (ATRF)

Diplôme minimum requis : CAP/BEP

Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois, jusqu’au 31/12/2025

Date de démarrage souhaitée : Janvier 2025

Rémunération brute mensuelle : Entre 1802€ et 1816€ (selon grille et expériences)

Quotité de travail : 100%

Date limite de candidature : 05/01/2025

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n’avons pas ces deux documents.

Référence de l’offre : bjrrskf7yc