Executive Assitant chez GXO Logistics, Inc.

MISSIONS

Afin d’assister notre Directeur Général Europe, notre Directeur Finance Europe et notre Directrice Ressources Humaines Europe, nous recrutons un(e) Chef de Projet Junior – Executive Assistant F/H. Vous occupez donc un rôle essentiel en devenant un(e) partenaire qui veille au bon fonctionnement de leur mission.

Vous êtes notamment responsable de la coordination des projets, du maintien et de la mise à jour des calendriers, du suivi de l’avancement et de la communication des projets. Vous participez à la préparation des plans d’action, à l’analyse des risques et à la gestion des ressources. Votre mission consiste à veiller au respect des attendus des projets en termes de qualité, délais et budget.

A ce titre, vous principales missions consistent à :

– Aider les 3 Directeurs dans leurs tâches et processus administratifs

– Planifier des réunions régulières et enregistrer les décisions

– Aider à la planification, du début à la fin du projet. Aider à gérer les calendriers, ressources et budgets du projet afin qu’il reste dans les objectifs fixés

– Diviser les projets en tâches réalisables et fixer des délais et des objectifs

– Créer et mettre à jour des workflows

– Récupérer les informations nécessaires

– Préparer et communiquer tous les documents nécessaires au bon déroulement des projets

– Commander les différents types de ressources nécessaires

– Suivre les dépenses et travailler sur les prévisions budgétaires

– Contrôler l’avancement des projets, évaluer les risques, alerter si besoin

– Rendre compte des performances

– Servir de point de contact et faciliter les communications

– Collaborer aux présentations et travailler avec des équipes interfonctionnelles

– Résoudre les éventuels problèmes

– Planifier des évènements de A à Z en autonomie

PROFIL

Idéalement issu(e) d’une formation supérieure de type Bac+5, vous bénéficiez à minima d’une première expérience réussie acquise sur ce type de missions (gestion de projet + assistanat de directeurs exécutifs).

Organisé(e) et rigoureux(se), vous êtes rompu(e) à la gestion de projets, à la gestion de plannings et au suivi budgétaire. Votre proactivité vous permet d’anticiper les sujets.

Votre esprit d’équipe, votre sens du relationnel ainsi que votre leadership, vous permettent de piloter des équipes projets tout en garantissant le respect des délais et budgets.

Vous apportez une grande attention aux détails, vous savez vous adaptez aux changements de priorités et savez gérer la confidentialité. Enfin, force de proposition, vous savez mettre en avant vos idées.

Enfin, un niveau d’anglais totalement opérationnel est attendu sur ce poste.