Executive Assistant To Chief Publishing Officer H/F chez Ubisoft

Assister les directeurs et faciliter leur quotidien- Gestion d’agenda : organiser les rendez-vous et réunions, prioriser les rencontres, parer aux imprévus- Préparation et suivi des réunions internes et externes : mise en forme des présentations et impression des documents pour les meetings- Support logistique : réservations de salles et du matériel informatique, commandes de repas, tester les installations avant le début des meetings- Préparation des déplacements (hôtel, vols, visa…)- Suivi des signatures des différents contrats via Docusign- Suivi et validation des NDF des équipes de Chris EarlyCommuniquer et coordonner à un niveau international- Point de contact des équipes internes du Publishing, des Managing Directors, des zones et des équipes Siège monde et Production du groupe- Point de contact des partenaires business externes du Publishing- Participation à la coordination pour les événements et salons (Gamescom, GDC, KOM, Strategic Meeting…) : centralisation des listes de participants, organisation logistique des réunions, support pour les plans de déplacement, diffusion d’informations- Point de contact et de coordination avec les N-1 du Chief Publishing Officer- Collaboration étroite avec l’assistante du CEOOrganisation événementielle et projets transverses- Organisation de journées onsite & offsite pour le top management (réservation de salles de séminaire, matériel de travail, déjeuners…)- Coordination des workshop annuels pour l’équipe dirigeante : salles de réunion, hôtel, transports, diner d’équipe, teambuildings- Participation aux différents projets de réaménagement des locaux et suivi des plannings des travaux au sein du siège (parties communes, salles de réunion, bureaux).- Point de contact entre les équipes du Publishing et le WorkPlace pour le day to day des équipements du 2ème étage (salle de réunions, toilettes, espaces informels…)- Aide occasionnelle aux meetings & Team Building pour les collab’ hors N-1Expérience pertinente- Vous avez une solide expérience dans l’assistanat ou dans un rôle impliquant la gestion de projets et de plannings.- Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.Compétences et connaissances- Un excellent relationnel, de la disponibilité et un sens du service ;- Un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes ;- Du dynamisme, de la proactivité, de l’autonomie et une grande capacité à s’épanouir dans un environnement dynamique et international ;- Une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français ;- Une capacité à traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialité ;- De solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;- Connaissance ou bonne capacité d’apprentissage sur des outils collaboratifs (ex : Miro, Slido…) ;- Compétence en gestion budgétaire, y compris la planification et le suivi des dépenses