Executive Assistant (F/M) chez Axens

Executive Assistant (F/M)

Localisation : Rueil-Malmaison

Présentation d’Axens :

Le groupe Axens propose une gamme complète de solutions pour la conversion du pétrole et de la biomasse en carburants plus propres, la production et la purification des principaux intermédiaires pétrochimiques, le recyclage chimique des plastiques, les options de traitement et de conversion du gaz naturel, le traitement de l’eau et le captage du carbone. L’offre comprend des technologies, des équipements, des fours, des unités modulaires, des catalyseurs, des adsorbants et des services connexes. Axens est idéalement positionné pour couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur, des études de faisabilité au démarrage et au suivi des unités tout au long de leur cycle de vie. Cette position unique garantit un niveau de performance optimal et une empreinte environnementale réduite.

L’offre internationale d’Axens repose sur des ressources humaines hautement qualifiées, des moyens de production modernes et un réseau mondial étendu pour les services industriels, de soutien technique et commerciaux.

Axens combine la convivialité d’une entreprise à taille humaine et le rayonnement d’une multinationale dont les clients se répartissent dans plus de 85 pays.

Axens est une société du groupe IFPEN.

Missions :

Au sein de la Business Division Commercial, le rôle de l’assistant(e) commerciale est :

• Assurer l’assistanat et le support commercial nécessaire aux activités de l’Executive Vice President de la Commercial Business Unit, des Vice Presidents de la Commercial Business de la zone EMEA et de la zone APAC dans la plus grande confidentialité.
• Assister les Sales Managers des zones EMEA et APAC

Vos principales activités seront les suivantes:

Support administratif et logistique

• Support administratif
• Assistanat sur l’administratif de l’équipe EVP et VP CIAL (renouvellement passeport, demande de visas, commandes de fournitures etc…) et pour la venue de clients ou de représentants de nos filiales (lettres d’invitation)
• Support logistique pour la BD Cial:
• Organisation logistique des visites clients (réservations hôtels, taxis, organisation cérémonies de signature, buffets etc..)
• Réservations de salles pour réunion, pauses-café, taxi, restaurants
• Aide à la préparation des séminaires
• Organisation des événements internes (pots de succès ou remerciements, buffets).
• Collecte et mise en forme de rapport d’activités, veille et suivi des signatures des parafeurs

Support aux Appels d’offres

Elaboration des garanties bancaires (formulaire à compléter, réajustement pour les extensions…)

• Collecte des documents administratifs (demande auprès de chaque BP)
• Consolidation des documents (mise en page de la présentation, impression des originaux et copies, tamponnage et initialisation de chaque page)
• Dossier de pré-qualification (remplissage questionnaires, recherche information questions générales, collecte des documents administratifs et financiers)

Ponctuellement

Coordonner les activités de l’assistant(e) des départements Sales Operations, Global Commercial Excellence et Equipements en fonction de la charge de travail.

Connaissances et Niveau Requis :

Vous êtes Diplômé.e d’un BTS ou Licence (Bac+2/+3) en assistant commercial ou équivalent, avec une expérience significative en tant qu’assistant.e au sein d’une direction commerciale.

Vous maitrisez des outils de bureautique courants (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie outlook), portails clients et d’un ERP (idéalement SAP)

Vous disposez d’un bon niveau d’anglais pour pouvoir dialoguer avec les collaborateurs étrangers et/ou clients et/ou fournisseurs.

Compétences Associées :

Votre sens de l’organisation et votre rigueur vous permettent de fournir un service de qualité, en respectant les délais et en assurant la confidentialité des informations.

Grâce à votre disponibilité et à votre sens du service, vous êtes en mesure de répondre aux besoins des clients de manière efficace et professionnelle, en vous adaptant aux différentes demandes et en assurant la satisfaction de chacun.

“At Axens, we challenge stereotypes and clichés.

It is actually the foundation of our commitment to Diversity Equity & Inclusion.

Only your talent and personality matter to us!”