Executive Assistant - DSI H/F chez Septodont

Le Groupe SEPTODONT conçoit, produit et distribue une large gamme de produits destinés aux Chirurgiens-Dentistes. Il dispose de sites de production en France, au Canada, en Inde et au Brésil et emploie près de 2200 collaborateurs dans le monde.

Chaque seconde, 20 anesthésies dentaires sont réalisées dans le monde avec les produits du Groupe Septodont.

Nous produisons chaque année 600 millions de cartouches anesthésiques injectables (soit plus de la moitié de la production mondiale) et 200 millions d’aiguilles dentaires.

Nos collaborateurs sont notre principal atout. Nous offrons un environnement dans lequel chaque collaborateur a un rôle à jouer et où chaque contribution compte. Dans cette perspective, nous soutenons l’épanouissement professionnel et le développement de nos collaborateurs et les aidons à progresser dans leur carrière grâce à des programmes de formation continue et de mobilité interne. En tant qu’employeur socialement responsable, nous croyons également en la capacité de nos collaborateurs à faire la différence dans les territoires où nous exerçons nos activités.

Convaincu que la diversité et l’inclusion sont sources de performance et d’enrichissement, Septodont s’engage par ailleurs particulièrement pour l’emploi des personnes en situation de handicap.

Donnez du sens à votre vie professionnelle ! Rejoignez nos équipes et prenez part à une aventure professionnelle stimulante.

Job Summary

En tant qu’Assistant(e) de Direction au sein de la DSI, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel du Directeur des Systèmes d’Information et des directeurs de son équipe, basés en France, Canada et Brésil.

Responsibilities

Vos missions seront les suivantes :

• Gérer l’agenda du DSI et organiser ses rendez-vous.
• Participer à des réunions et en rédiger les comptes-rendus (points discutés, actions, décisions).
• Rédiger divers documents en français et en anglais à partir d’informations transmises ou à rechercher.
• Préparer des présentations et supports de réunion sur Powerpoint, professionnels et impactants.
• Coordonner les déplacements professionnels (réservations de billets, hôtels, etc.).
• Gérer les notes de frais.
• Assurer la communication interne et externe de la DSI.
• Gérer les achats dans l’ERP (saisie de DA, saisie des réceptions de commande).
• Assister le DSI dans le suivi budgétaire.
• Gérer les contrats IT dans l’outil de gestion de contrat : création des contrats et suivi des contrats en cours.
• S’assurer que les temps dans l’outil de EPPM sont saisis en temps et en heure.
• Assurer le suivi des documents IT à réviser ou à créer dans la GED.
• Assurer le suivi des formations obligatoires.
• Assurer le reporting de ses activités et alerter le cas échéant.

Qualifications

Formation :

Bac + 2 type BTS Support à l’Action Managériale / DUT Gestion des entreprises et des administrations / BUT gestion administrative et commerciale des organisations à bac +4.

Expérience :

Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire au sein d’une Direction, de préférence en environnement technologique.

Compétences requises :

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint).
• Expertise avancée en PowerPoint pour créer des présentations professionnelles et impactantes.
• Connaissance et utilisation des outils de GenAI.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec différents niveaux hiérarchiques.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et interagir avec des équipes internationales.
• Anglais courant

Contract type

Permanent