Executive Assistant chez Stephenson Harwood LLP

Vous interviendrez sur les missions suivantes:

• Soutien administratif et opérationnel d’une équipe de 12 avocats
• Ouverture des dossiers clients, gestion et suivi administratif
• Préparation et suivi de la facturation (Aderant)
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion d’agenda, organisation de réunions et déplacements (voyage, visa, hébergement…)
• Rédaction de courriers
• Frappe, modifications et mise en page de documents juridiques (actes, conclusions, contrats…)
• Préparation et revue de présentations
• Préparation de bibles électroniques et papiers
• Préparation de Closings et Post-Closings
• Gestion des notes de frais
• Mise à jour des contacts clients dans la base de données
• Autres tâches administratives : demande SRA, suivi administratif des candidatures, inscription à des formations/conférences, archivage, classement…

Cette liste est non exhaustive, elle est amenée à évoluer en fonction des besoins, de l’évolution du cabinet.

Attributes/Skills Required

De formation Bac + 2 minimum, 3/4 ans d’expérience.

Langues : Anglais confirmé. La dimension internationale de l’équipe nécessite d’avoir un excellent niveau en anglais ; échanges réguliers à l’écrit comme à l’oral. Tous nos outils informatiques et bases de données sont en anglais.

Logiciels : Très bonne maîtrise du pack office et fonctions avancées de Word (marques de révision, comparaison de document, mise en page…), Excel, Power Point, Acrobat. Connaissance d’un logiciel/ERP facturation et DocuSign appréciée.

Qualités/compétences requises

• Bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais
• Très bonne orthographe et maîtrise de la grammaire française
• Grande rigueur et implication dans l’exercice des missions confiées
• Aptitudes au travail en équipe
• Réactivité et anticipation
• Capacités relationnelles
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Bonne gestion du stress et des urgences
• Compétences dans le secrétariat juridique est un plus

About The Firm

Stephenson Harwood est un cabinet d’avocats international, ambitieux et en croissance. Le cabinet rassemble près de 700 avocats d’affaires en Europe, en Asie et au Moyen-Orient à travers 8 bureaux : Dubaï, Hong Kong, Londres, Paris, le Pirée, Séoul, Shanghai et Singapour. Notre bureau parisien est composé d’une trentaine d’avocats dont 15 associés, et accompagne ses clients français et internationaux dans leurs opérations stratégiques.