Executive Assistant bilingue H/F chez OTO Technology

Rattaché (e) au CEO, Nous recherchons un(e) Executive Assistant dynamique, polyvalent(e) et doté(e) d’un profil Business Developper. Ce poste est destiné à un profil expérimenté, capable de prendre en charge l’ensemble des missions de gestion administrative et de projet de développement, tout en apportant un support stratégique à la direction.

En tant que Executive Assistant (e) bilingue vous aurez la responsabilité des missions suivantes :

Assister le CEO et optimiser son quotidien

• Gestion proactive de l’agenda : organisation des rendez-vous, des réunions et des priorités, tout en anticipant les imprévus pour garantir un emploi du temps fluide.
• Préparation et suivi des réunions : création de supports de présentation, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions à mettre en place suite aux réunions internes et externes.
• Assistance à la préparation et suivi des offres commerciales grand comptes : création de supports de présentation, des contrats de confidentialité, des matrices budgétaires
• Suivi et mises à jour des présentations stratégique et financière de la société
• Support logistique et opérationnel : coordination des réservations de salles, du matériel informatique et des repas, ainsi que la gestion des installations techniques avant chaque meeting.
• Gestion des déplacements professionnels : organisation complète des voyages (réservations d’hôtels, billets d’avion, visas, etc.) et préparation des documents nécessaires avec l’aide de l’Office Manager.
• Suivi administratif des contrats : veiller à la bonne gestion des signatures des contrats via des outils comme Yousign, et assurer un suivi rigoureux des dossiers en coordination avec le département Finance et le département métier
• Validation des notes de frais : contrôle et validation des notes de frais du CEO en respectant les procédures internes.

Relations et communication avec les parties prenantes

• Interface avec les interlocuteurs internes et externes : maintien de relations professionnelles avec les clients, partenaires et équipes internes
• Support aux parties prenantes : apporter un soutien constant aux différents acteurs dans la gestion des priorités et des demandes urgentes.

Gestion des priorités et du temps

• Organisation et anticipation des priorités : Identifier et hiérarchiser les tâches urgentes et importantes de la direction, tout en étant réactif et flexible face aux évolutions du quotidien.

Gestion de la confidentialité

• Traitement des informations sensibles : manipuler des données confidentielles avec discrétion, en respectant les normes de confidentialité et de sécurité de l’entreprise.

Votre profil :

• De formation Bac+2 minimum, vous disposez d’une grande autonomie avec au moins 5 ans d’expérience réussie en tant qu’Assistante de direction/executive assistant, idéalement dans un environnement complexe et à forte activité, impliquant de la gestion de projets et de plannings.
• Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
• Vous avez un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes
• Vous avez une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français
• Vous faites preuve de diplomatie et d’une forte capacité à interagir avec nos clients VIP
• Vous avez de très solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams)
• Des connaissances en IT seraient appréciés

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de relever les défis d’une entreprise en plein développement et prêt(e) à soutenir une équipe dirigeante performante, nous serions donc ravis de vous rencontrer. Envoyez-nous vite votre candidature !