Employé administratif / Employée administrative (H/F) chez VENTELIS

Vos missions :
– Accueil téléphonique
– Accueil physique
– Courrier entrant (à dépouiller et dispatcher aux chargés d’affaires, ou direction ou maintenance ou comptabilité. +/-400 factures par mois)
– Courrier sortant (Mise sous plis et affranchissement + déposer Nantes Métropole)
– Facturation clients : suivant les ordres de facturation et avancements de travaux des chargés d’affaires
– Déplacements : Train et/ou avion du personnel + voiture de location en gare ou aérogare.. Suivant demande écrite des Chargés d’affaires
– Gestion des contrats intérim (au retour de signature des Chargés d’affaires, scanner les contrats + envoi un exemplaire au courrier + maj registre personnel)
– Gestion du parc automobile (prise de Rdv pour entretiens/révision de la vingtaine de véhicule + scanner les rapports dans gestion des véhicules)
– Garant des PV de réception dans chaque affaire : vérifier et relancer les Chargés d’affaires, chaque affaire doit avoir un PV réception
– Garant des marchés signés dans chaque affaire : scanner chaque marché (signé Ventelis puis signé des deux parties) dans chaque affaire
– Gestion des fournitures de bureau : gérer les stocks et appro des fournitures
– Note de frais : contrôle et pointage des frais sur la plateforme MOONCARD
– Gestion des formations : prévoir et anticiper les renouvellements de formation Caces, Habilitation électrique et prise de Rdv + suivi sur le portail e-Gestion
– Gestion qualité : GIE et Cie..renvoyer tous les 6 mois les K-Bis et Urssaf et Assurance et Attestation sur l’honneur
– Gestion sous-traitance : s’assurer des documents administratifs de nos sous-traitants régulièrement