Coordonnateur(trice) de la Cellule logistique et des affaires générales chez Organisation internationale de la Francophonie

Titre du poste : Coordonnateur(trice) de la Cellule logistique et des affaires générales

Unité administrative : Direction de l’Administration et des Finances (DAF)

Lieu d’affectation : Paris, France

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade à partir de P3-1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 43 154 euros, selon l’expérience

Ajustement annuel de poste : A partir de 9 602 euros, selon l’expérience

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 08 avril 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 12/2025 du 18 mars 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Achat, Opérations et Affaires générales, au sein de la Direction de l’Administration et des Finances (DAF), le/la Coordonnateur(trice) de la Cellule logistique et des affaires générales aura pour mission d’assurer la coordination et la supervision des activités des cellules Logistique (événementiel) et Affaires Générales (moyens généraux) afin de garantir le bon déroulement des opérations internes et externes de l’Organisation Internationale de la Francophonie (OIF).

Il/elle aura pour responsabilités et tâches :

• 
  Coordination générale :

• Superviser et encadrer les équipes des deux cellules, en veillant à une répartition optimale des tâches et à la montée en compétences des collaborateurs

• Veiller à la complémentarité entre les cellules Logistique et Affaires générales

• Définir et mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité des activités logistiques et des affaires générales

• Assurer une communication fluide entre les différentes unités administratives et les cellules sous sa responsabilité

2. Cellule Affaires Générales (moyens généraux) :

• Gérer le patrimoine immobilier de l’OIF, incluant la planification des travaux d’entretien, de rénovation et de maintenance des bâtiments

• Superviser la gestion des équipements bureautiques et informatiques, en collaboration avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI), pour garantir leur bon fonctionnement et leur maintenance régulière

• Administrer le parc automobile de l’organisation, en assurant la planification des entretiens, le suivi des assurances et la gestion des affectations des véhicules

• Piloter les processus d’approvisionnement, incluant la gestion des stocks de fournitures, la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats, en veillant au respect des procédures d’achat

• Assurer la gestion des services généraux tels que la sécurité, le nettoyage, la reprographie, et veiller à la qualité des prestations fournies

3. Cellule Logistique (événementiel) :

• Planifier, organiser et coordonner les événements internes et externes de l’OIF, tels que les réunions des instances, les conférences, les missions économiques et commerciales

• Gérer les relations avec les prestataires externes (traiteurs, techniciens, etc.) pour garantir la qualité des services fournis

• Optimiser l’utilisation des salles de réunion et des espaces événementiels du siège, en assurant leur disponibilité et leur bon état

• Mettre en place des procédures pour la gestion des imprévus lors des événements et assurer une réactivité optimale

Le/La candidat(e) au poste doit :

• Être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;

• Être titulaire d’un diplôme d’école d’ingénieurs, de commerce ou d’études supérieures de niveau Bac +4/5 au minimum en logistique, gestion des infrastructures, Evènementiel, gestion de projet ou tout autre dans des domaines en lien avec le poste ;

• Avoir une expérience professionnelle confirmée d’au moins 5 ans dans l’un des domaines pertinents à la fonction obtenue au sein d’une administration publique, d’une entreprise privée, auprès d’organismes publics, privés nationaux ou internationaux ;

• Avoir une expérience avérée en gestion d’équipe et en coordination de projets complexes ;

• Avoir une bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;

• Avoir d’excellentes compétences en gestion logistique, événementielle et gestion des infrastructures, avec une capacité technique opérationnelle ;

• Disposer de solides connaissances en gestion du patrimoine immobilier, des équipements et des infrastructures ;

• avoir une bonne capacité à gérer des ressources humaines et techniques, avec un leadership avéré ;

• avoir une bonne capacité d’anticipation et de résolution de problèmes logistiques et organisationnels ;

• Maîtriser les outils de gestion logistique, de planification et des indicateurs de performance ;

• Avoir le sens du service, rigueur et capacité à travailler sous pression.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L’Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.