Chef.fe de projets Animations et Activations chez IVANOR

IVANOR, agence de production événementielle en pleine croissance, recherche un(e) Responsable des Animations, dès le mois d’octobre, pour renforcer leur équipe et participer activement au rayonnement de ses événements phares : Salon du 2 Roues, Supercross de Lyon.

Le/la Chef.fe de projets Animations et Activations pilote l’ensemble des activités liées aux animations, shows, démonstrations et compétitions du Salon du 2 Roues et du Supercross de Lyon. Il/elle orchestre chaque étape de la conception à l’opérationnel, dans le but d’offrir aux visiteurs et spectateurs une expérience immersive, fluide et mémorable.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe IVANOR composée d’une dizaine de personnes mobilisées sur la production et la coordination des événements.

MISSIONS

1. Conception & Programmation

• Sourcing, évaluation et sélection des prestataires d’animations.
• Élaboration et arbitrage de la programmation des activités.
• Coordination du processus de validation interne des projets.
• Création de programmes détaillés par animation, intégrés dans une grille globale fluide et cohérente.

2. Gestion des prestataires

• Suivi des relations avec les partenaires historiques et développement de nouvelles collaborations.
• Demandes de devis, négociation budgétaire, contractualisation, suivi de facturation et versements.
• Centralisation et redistribution de toutes les informations utiles en interne (logistique, technique, RH, deadlines…).

3. Coordination logistique & terrain

• Construction et actualisation du drive de pilotage de projet.
• Coordination des temps forts sur site : accueil, installation, déroulé, démontage.
• Veille à la bonne exécution technique et au respect des plannings.

4. Animation : Suivi détaillé par projet

• Effectifs nécessaires (staff, artistes, techniciens…).
• Besoins techniques et logistiques précis (électricité, praticables, engins…).
• Livraisons, installations, timing des véhicules.
• Nombre de représentations, format précis de chaque show.
• Inventaire des outils, supports, matériaux (achat, location, stockage, retour).
• Besoins spécifiques : hébergement, restauration, parking, accès réglementés.
• Collecte et classement de tous les documents administratifs (assurance, préfecture…).
• Transmission au service communication de tous les éléments clés (photos, fiches partenaires…).

5. Shows & démonstrations

• Vérification du respect de toutes les contraintes techniques et de sécurité.
• Optimisation des horaires pour fluidifier la fréquentation et maximiser la visibilité.
• Transmission des horaires définitifs et évolutions au service communication.

6. Compétitions

• Définition des formats d’épreuves et intégration dans la programmation générale.
• Coordination avec les zones existantes pour maximiser l’exploitation des espaces.
• Gestion des remises de prix et de la représentation des partenaires.
• Centralisation et gestion des lots.
• Garantie du bon déroulement des épreuves (jury, matériel, carburant, véhicules, etc.).

7. Administratif & Réglementaire

• Déclaration en préfecture et respect des délais légaux.
• Collecte et transmission des documents nécessaires à la compagnie d’assurance.
• Suivi des contrats d’assurance (statique et mobile).
• Intégration des contraintes réglementaires aux contrats prestataires.

PROFIL RECHERCHÉ

• Expérience solide en gestion de projet événementiel, idéalement dans l’univers du sport ou du spectacle.
• Connaissance des contraintes techniques et logistiques d’un événement d’envergure.
• Rigueur, sens de l’organisation et forte capacité d’anticipation.
• Excellentes compétences relationnelles et sens du terrain.
• Capacité à travailler en coordination avec de multiples interlocuteurs (prestataires, institutions, équipes internes…).
• Aisance sur les outils collaboratifs (Drive, Sheets, planning, etc.).
• Disponibilité lors des périodes clés de montage, exploitation et démontage.

Type d’emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/10/2025