Chargé de projet Gestion documentaire - F/H chez Île-de-France Mobilités

Île-de-France Mobilités est l’Autorité Organisatrice des Mobilités Durables (AOMD) en Île-de-France. Elle organise et développe le service public de transport et coordonne les politiques liées à la mobilité des franciliens. Etablissement public administratif relevant de la Fonction Publique Territoriale, ses 487 agents pilotent chaque jour des centaines de projets allant de la construction de nouvelles lignes de transport au renouvellement des matériels roulants, en passant par la création de nouveaux services tels que la dématérialisation des titres de transport ou le service de location longue durée de vélo à assistance électrique Véligo Location.

Le réseau d’Île-de-France Mobilités est l’un des plus importants réseaux de transports en commun du monde. Ce réseau s’étend et se modernise afin d’offrir aux 12 millions de franciliens et aux 50 millions de visiteurs annuels un service toujours plus performant avec plus de 200 km de nouvelles lignes de métro, tramway et RER en constructions, une flotte de bus 100% propre…

Sous la responsabilité du chef de département et avec l’appui d’un-une Archiviste-Documentaliste Assistant-e, le-la titulaire sera chargé(e) d’assurer l’animation fonctionnelle de la gestion documentaire numérique que ce soit sur la GED ou sur les autres espaces ou media contenant des documents, ainsi que le pilotage et la coordination de l’archivage (papier et numérique) de l’établissement, en étroite interaction avec les référents des différentes directions et les équipes techniques de la direction du Numérique.

A Ce Titre, Il-elle

• pilote la stratégie documentaire et archivistique de l’établissement et définit les systèmes documentaires et d’archivage pour les services ;
• accompagne les utilisateurs dans la maîtrise de la GED et des méthodes et outils d’archivage ;
• réalise le maintien et l’administration de l’ensemble des éléments du suivi de la GED (suivi des évolutions, gestion des anomalies, gestion des groupes de droits, etc.), en lien avec la direction du Numérique ;
• pilote le chantier de mise en place au sein de l’établissement d’un système d’archivage électronique (SAE) ;
• élabore, pilote et coordonne la stratégie et le référentiel de nommage, de métadonnées et de référencements documentaires et archivistique ;
• pilote les saisies de masses des données/métadonnées/référencements issu des travaux précédents ;
• préconise et initie les éventuels développements à mettre en place sur l’outil de GED et les autres systèmes de gestion documentaire ;
• contribue à la mise en oeuvre et l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la gestion et la mise en oeuvre de la communication relative à la gestion documentaire ;
• harmonise les processus de la GED administrative, ainsi que ceux relatifs à l’utilisation d’espaces ou de médias contenant des documents numériques (ex : messagerie, système d’archivage numérique) ;
• anime le réseau de référents et des groupes de travail en lien étroit avec les équipes de la direction du Numérique ;
• réalise et anime un plan de formations pour les différents utilisateurs, en collaboration avec la direction du Numérique ;
• réalise les analyses fonctionnelles des besoins et les cahiers des charges techniques dans le domaine de la pédagogie numérique, en lien avec le département des ressources humaines ;
• coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information auprès du chef de département et au directeur ressources.Connaissances mobilisées :
• Connaissance du cadre réglementaire, des normes et des pratiques de gestion électronique des documents et de l’archivage
• Maitrise des méthodes et outils du management par projets et objectifs et d’accompagnement au changement,
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication multimédias (conception de tutos, vidéos, etc.)

Compétences Requises

• décliner des orientations stratégiques en objectifs opérationnels,
• écouter, recenser et analyser,
• être force de proposition et hiérarchiser les priorités,
• conseiller,
• concevoir et rédiger,
• communiquer à l’oral et via d’autres médias,
• animer des réunions, des groupes de travail, des ateliers ou des formations,
• savoir travailler en autonomie et en transversalité avec les autres départements,
• piloter des ressources externes.

Ce Que Nous Avons à Vous Offrir

• 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
• 2 jours de télétravail par semaine
• Parcours d’intégration et plan de formation dynamique
• Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10EUR/jour)
• CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances, …
• Localisation centrale ?? Paris 9
• Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib,…)

En rejoignant Ile-de-France Mobilités, vous faites partie d’une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.

Embarquez avec nous !

Profil Du-de La Titulaire Du Poste

• formation supérieure de type archiviste/ documentaliste électronique,
• capacité à analyser rapidement des organisations ou processus complexes,
• expériences en matière de pilotage de projets de gestion de documents électroniques dans le secteur public,
• bonnes connaissances des outils de gestion électronique : une maitrise de l’outil SharePoint et de mise en place de développements sous cet outil est un plus,

Conditions : emploi ouvert aux agents de catégorie A d’Île-de-France Mobilités, aux fonctionnaires de catégorie A des trois fonctions publiques et aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable)