Chargé d'Accueil et de Gestion des Espaces de travail - H/F (H/F) chez CADRES EN MISSION

L’ENTREPRISE :
Le groupe Cadres en Mission, acteur majeur du secteur du portage salarial, conseil, formation, management de transition, accompagne sa forte croissance en France & international en conservant une culture d’entreprise forgée sur ses valeurs d’accompagnement & excellence.
Le 144 est un espace de type Centre d’affaires dans un immeuble de bureaux récemment rénovés de près 2000 m² proposant une multitude de services de domiciliation, location de bureaux, salles de réunion, espace de coworking en open-space, permettant d’accueillir des entreprises, startups, freelances, entrepreneurs nomades, formateurs.

LE POSTE :
Vous aimez polyvalence & adaptabilité ? Vous avez une aisance relationnelle naturelle & sens de l’organisation ? Vous avez envie de contribuer à donner des réponses fiables à des besoins Clients, contribuer au développement de cet espace dynamique, ce poste est pour vous !

Vos principaux objectifs seront de :
– Assurer gestion opérationnelle, commerciale, relationnelle des espaces de travail
– Garantir un accueil de qualité & expérience client optimale
– Contribuer activement à la bonne tenue des espaces, suivi administratif, valorisation des offres, en lien avec les services du groupe
– Être garant de la satisfaction Clients

Vos missions seront :

Accueil téléphonique & physique
– Assurer ouverture et/ou fermeture des locaux selon planning défini
– Préparer salles selon demandes clients
– Accueil téléphonique, mise à jour des statistiques d’appels pr la Direction
– Accueil physique visiteurs & clients; orientation vers lieux réservés
– Gestion & Suivi des demandes internes & externes de réservations de salles; remise de clés
– Gestion courrier entrant & sortant
– Mise à jour annuaire entreprise, fiches d’arrivées de salariés
– Préparation & gestion des badges d’accès
– Traitement boîte mail « contact »

Gestion des espaces (bureaux privatisés & partagés, salles de réunion, Coworking, réfectoire) :
– Promouvoir espaces avec offres adaptées à chaque besoin
– Répondre aux demandes de visites
– Gérer aspects administratifs, financiers : devis, contrats, réservations, facturations, règlements, relances des impayés.
– Suivre dossiers clients & mise à jour régulière pour rester conformes
– Suivre commercialisation espaces (taux d’occupation, concrétisation, retours clients), remonter besoins identifiés sur le terrain pour adapter offre, visibilité, actions promotionnelles avec la personne chargée de la Commercialisation
– Veiller à la bonne tenue des espaces, matériels, outils de travail
– Répondre aux sollicitations des clients, instaurer relation de confiance & proximité
– Participer à organiser événements favorisant synergies & échanges entre clients (petits déjeuners, afterwork, conférences, etc.)

Missions complémentaires :
– Contribuer à gérer les frais généraux
– Suivre stocks fournitures, commandes fournisseurs
– Participer à la mise à jour des procédures internes, outils de suivi utilisés

PROFIL recherché : compétences requises :
– Disponibilité, sens du service client
– Esprit d’équipe, altruisme
– Anticipation, autonomie, réactivité
– Ecoute, analyse, pédagogie
– Rigueur, ponctualité, régularité

Parcours intégration & formation sur mesure élaboré à votre arrivée avec les équipes pour vous accompagner au mieux dans votre prise de poste dans le but d’acquérir de l’autonomie dans la réalisation de vos missions.
CDI 39h à pourvoir pour le 13/10.
Participation abonnements transports publics, vélo, covoiturage ; Tickets restaurants ; carte Cezam ; RTT après 1 an d’ancienneté

Une fois votre candidature retenue, vous serez contacté.e par téléphone. Si nos attentes respectives sont en phase, nous nous rencontrerons à l’occasion d’entretien(s) afin de mieux se connaître, échanger sur votre parcours, aspirations professionnelles, au regard du poste proposé, missions, futur environnement de travail.