CHARGE ADMINISTRATIF / RELATION ADHERENTS F/H chez QualiPaysage

Seul organisme de qualification et de labellisation des entreprises du paysage sous la tutelle du ministère de l’Agriculture, QualiPaysage valorise les savoir-faire et les pratiques vertueuses des métiers du paysage dans le respect de l’écologie et des écosystèmes et inscrit les entreprises du paysage qualifiées et labellisées dans une démarche d’amélioration continue.

De nombreuses opportunités seront à saisir pour accompagner le développement de notre activité et de nos équipes techniques, administratives, marketing/communication, … alors venez nous rejoindre dès la rentrée !

Description Du Poste

En tant que Chargé.e d’administratif/Relation adhérents, vous serez garant.e de l’organisation générale, de la qualité du service apporté à nos adhérents. Un rôle clé au sein de notre organisation au service de la valorisation du paysage.

Sous L’autorité De La Déléguée Générale Et En Coordination Avec Les Services, Vous Serez Principalement En Charge Des Missions Suivantes

1 – Mission d’accueil et administrative

• Gestion des appels téléphoniques entrants (réception, prise de messages, orientations des appels, filtrages)
• Réponses aux mails de manière quotidienne avec réactivité et efficience
• Renseignement sur le contenu d’informations nécessaires à la constitution des dossiers de qualification/labellisation
• Réception, vérification, classement et archivage de documents internes, de courriers et de mails
• Vérification et classement de notes de frais et de factures fournisseurs, préparation des éléments pour le cabinet comptable
• Relations avec les prestataires, commande des fournitures, suivi logistique
• Préparation des réunions en présentiel : réservation des salles, mise en place logistique, commande des repas, constitution des dossiers, envoi des convocations, gestion des réponses et des participations

2 – Mission de gestion administrative des adhérents

• Réponse aux demandes d’éligibilité
• Assurer le suivi et les relances des factures aux adhérents : mise à jour en temps réel de la base de données des adhérents, enregistrement des déclarations annuelles de chiffres d’affaires, facturation annuelle, règlements des cotisations et relances
• Conseils sur l’utilisation de l’extranet, échanges par emails et téléphone avec les adhérents et les donneurs d’ordres
• Participation à l’enregistrement des dossiers de demandes de qualification en relation avec le pôle technique

Titulaire a minima d’un Bac +2 assistant.e de gestion et administration d’entreprises ou d’un BTS Gestion PME, vous êtes très organisé.e, rigoureu.se, réactif.ve, dynamique et autonome sur la gestion du quotidien et informez spontanément les équipes sur l’avancement des dossiers. Vous disposez d’une excellente orthographe pour la rédaction des mails et courriers en toute autonomie.

Expérience en tant que gestionnaire administratif.ve et relation clients ou similaire 2/3 ans minimum requis

Vous avez la capacité d’exercer une attention prolongée et un suivi vigilant quant aux dossiers traités.

Vous faites preuve d’un bon relationnel et avez le sens du service et de l’accueil tant vis-à-vis de l’interne que de l’externe. Vous appréciez travailler au sein d’une petite équipe avec un respect de la confidentialité.

Vous avez une bonne maitrise des outils du pack office (Outlook, Word et Excel) et des outils de travail collaboratif. Une expérience au sein d’un milieu associatif et/ou d’une organisation professionnelle est souhaitée.

Votre appétence pour le service client, votre souplesse, disponibilité, adaptabilité et capacité à gérer les urgences et les priorités en toute sérénité fera la différence. Ce poste polyvalent, varié et évolutif est fait pour vous !