Attaché de Direction - Executive Assistant M H/F chez IESEG
L’IÉSEG recrute pour son service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) :Attaché de Direction (F/H)Executive Assistant (F/M)Rattaché(e) à la Dean de Faculté et Recherche et à la Directrice Déléguée INP (DDINP), L’Executive Assistant.e a pour mission de faciliter, organiser et optimiser la gestion administrative de la Direction Faculté & Recherche, en lien direct avec les différents interlocuteurs internes et externes (Professeurs, Faculty Managers, INP, autres directions de l’Ecole…). Pour cela vous aurez pour missions :Gestion et coordination administrative- Organiser l’agenda de la Direction en planifiant les temps forts, réunions, événements via Doodle, FindTime…- Préparer, suivre et mettre à disposition les documents préparatoires aux réunions : notes, rapports, supports de communication, historiques…- Suivre des échéances, relancer et coordonner les parties prenantes.Organisation d’événements et de réunions- Assurer la préparation logistique et organisationnelle des événements clés de la Direction (réunions stratégiques, séminaires, ateliers…).- Etre force de proposition sur les formats des événements et coordonner les Rencontres Faculty : définition des formats, réservations, timing…- Organiser les grands rendez-vous annuels Intervenants Non Permanents (réunions biannuelles, webinaires) et assurer le suivi logistique.Communication interne et externe- Rédiger, envoyer et suivre les communications à destination des Faculty & INP- Contribuer à la mise à jour des supports institutionnels et des politiques (ex : politique de remboursement des frais).- Suivre l’historique des sujets traités, mettre à jour les documents/rapports/ comptes rendus et gérer l’archivage des dossiers- Etre force de proposition et participer à l’écriture de la communication externe sur l’activité Faculty & Research : contenus LinkedIn, diffusion d’informations…Soutien aux projets stratégiques de la Direction- Participer activement au suivi et à la coordination des projets transverses : staffing, allocation de ressources, rémunération…- Collaborer sur la mise à jour et la gestion des données nécessaires aux arbitrages (data analysis, synthèse, reporting).- Suivre les affectations de bureaux pour les professeurs permanents, en lien avec la Dean.Votre Profil :- De formation Bac +2/3, vous justifiez de minimum 3 ans d’expérience dans la gestion administrative, idéalement acquise dans le domaine de l’Enseignement Supérieur,- Vous possédez un bon niveau d’anglais vous permettant d’échanger à l’écrit et à l’oral avec vos différents interlocuteurs internationaux,- Vous maîtrisez les outils bureautiques et de coordination (Doodle, Pack Office, …) et avez une appétence pour les outils numériques et collaboratifs,- Vous faites preuve d’autonomie, de fiabilité et d’un sens aigu des responsabilités,- Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, vos capacités d’organisation, de planification et de priorisation,- Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, un esprit d’équipe et le sens du service.- Vous faites preuve de discrétion et avez le sens de la confidentialité.Ce que l’on vous propose :- Une politique de congés avantageuse (33 jours par an)- Des titres restaurants- Un accord d’intéressement- Un accord de télétravail- Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75%Conditions du poste :- Type de contrat : CDI- Début de contrat : Poste à pourvoir début septembre 2025- Statut cadre (218 jours travaillés/an)Vous souhaitez avoir un aperçu de ce que c’est de travailler à l’IÉSEG ?Parce que ce sont nos collaborateurs qui en parlent le mieux, nous leur avons donné la parole :