Assistant(e) de Direction - Office Manager H/F chez LTD Recrutement

LTD, expert depuis plus de 20 ans, est un Cabinet de Recrutement et une Agence de Travail spécialisée en Tertiaire Hautes Compétences, Fonctions Supports, et Ingénierie BTP.

Le Poste

Ltd, Cabinet de Recrutement et Agence de Travail Temporaire, recherche pour une Grande Entreprise Leader Mondial dans son secteur un(e) Assistant(e) Direction – Office Manager à pourvoir immédiatement dans le cadre d’une longue mission d’un an

Au sein de la Direction de l’entreprise et en collaboration avec l’équipe de direction vous soutiendrez l’équipe dans toutes les tâches administratives et la gestion des voyages, mais également dans le fonctionnement du bureau Parisien.

Assistant De Direction

• Assistante d’associé
• Gestion de l’agenda sur différents fuseaux horaires et soutien administratif aux associés/directeurs.
• Organisation de réunions internes et externes
• Réservation de dispositions de voyage complexes et exigences en matière de visa
• Frais de traitement
• Mise à jour des contacts commerciaux (via le logiciel CRM) afin de suivre les activités commerciales et de conserver les coordonnées
• Couverture et soutien de l’équipe administrative au sens large selon les besoins
• Aide aux demandes générales ponctuelles

Office Management

• Assurer la liaison avec la direction du bâtiment et agir en tant que contact principal pour les prestataires et vendeurs externes afin d’assurer l’entretien du bureau.
• Superviser les activités quotidiennes du bureau, par exemple accueillir les invités, répondre aux appels téléphoniques
• Tenir la direction informée des performances et des progrès des tâches de gestion du bureau
• Gérer tous les aspects de la planification de l’espace/de l’infrastructure du bureau (déménagements, ajouts et modifications)
• Aider l’équipe des opérations au sens large – si et quand cela est nécessaire – dans des tâches telles que le support informatique, les demandes de visa, les factures, la maintenance du système de classement ou les questions liées aux ressources humaines.

Profil

Au moins cinq ans d’expérience dans un rôle d’assistant de direction/gestionnaire de bureau dans un environnement

international – de préférence dans le domaine des services professionnels

Dynamique, énergique, sachant évoluer dans un contexte international et exigeant

Anglais Courant (50% du temps de travail en Anglais)

Travail en équipe

Transparence et très bonne communication

Capacité à prioriser plusieurs tâches de manière transverse

Solides compétences en bureautique