ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) chez OFFICE PUBLIC HABITAT COM AGGLO LA ROCHE

Avis aux âmes organisées et aux virtuoses de l’administratif !
Nous recrutons un(e) :
Un(e) assistant(e) de Direction H/F
Les comptes rendus et les PV n’ont pas de secret pour vous, vous êtes un(e) expert(e) de l’organisation de réunions et de la gestion des agendas, vous excellez dans le relationnel en interne comme en externe, vous aimez la polyvalence. Cette annonce va vous intéresser.
Au sein de la Direction Générale, rattaché(e) à notre Directeur Général, vous apportez une aide et un soutien permanent en termes d’organisation et de suivi de dossier.
Votre mission, si vous l’acceptez :
Organisation de la vie professionnelle
o Gérer les agendas et fixer les rendez vous en fonction des priorités
o Organiser les déplacements (DG et autres personnes dans le cadre des séminaires, réunions, formations etc)
o Transmettre ou rappeler les informations importantes, et savoir les prioriser
o Suivre les échéances importantes, alerter, structurer et coordonner

Planification et organisation des réunions
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général
o Respecter les délais de transmission des documents avant la réunion
o Prendre des notes lors des réunions, assurer la retranscription des enregistrements et ainsi rédiger les comptes rendus
o Préparer la salle et l’accueil des différents protagonistes
o Assurer la coordination avec les prestataires, fournisseurs ou institutions
Gestion administrative
o Ouvrir, enregistrer et répartir le courrier dans les différents services.
o Rédiger les comptes rendus, les PV, les délibérations, les courriers en interne comme en externe.
o Assurer la rédaction de courriers, notes, présentations (PowerPoint, Word, etc.)
o Organiser le classement et l’archivage des dossiers (papier et numérique)
Accueil physique et téléphonique
o Renseigner les interlocuteurs en interne comme en externe.
o Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphonique et les mails.
o Adapter son discours aux interlocuteurs, et rester neutre et courtois(e).

Suivi des projets et des activités
o Suivre les différents dossiers en intégrant toujours la notion de priorité et d’importance.
o Réaliser des achats de l’engagement à la validation de la facture (documentation, déplacements et autre selon demande).
o Traiter les notes de frais.
o Suivre le budget comptable alloué au service.
o Contribuer à la veille stratégique et documentaire

Gestion des factures du budget de fonctionnement
Pour le service comptable et sous le rattachement fonctionnel du chef comptable.
o Générer, vérifier et contrôler le rapprochement engagement – facture.
Dans le cadre d’une mise à disposition vous devrez exécuter des travaux administratifs pour la société de coordination IMMOBILIERE TERRES OCEAN (à raison de 3 à 4 jours par mois) avec des déplacements possibles à Rochefort.
Gestion administrative
o Apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.
o Planifier et organiser des réunions.
o Rédiger les ordres du jours et les compte rendus.

En bref un poste polyvalent, complet et enrichissant. Du quotidien et de la nouveauté !
Le candidat idéal (c’est peut-être vous !) :
Vous avez une vraie aisance relationnelle, vous avez l’esprit de service.
Vous êtes méthodique, vous analysez bien et prenez des initiatives.
Vous :
Maîtrisez parfaitement office 365 et avez une réelle aisance avec l’informatique.
Vous avez un réel esprit de synthèse et d’analyse couplé avec des capacités rédactionnelles indéniables.
Avez le sens de la discrétion et de la confidentialité.
Vous avez un sens inné pour gérer les priorités et savez travailler dans des délais contraints.
Vous justifiez d’une formation BAC + 2 ou 3 en BTS assistante de direction, une licence pro management des organisations . ou une expérience chez un bailleur socila.