Assistant(e) de direction H/F chez INRAP

Missions de l’emploi et activités principales

ASSISTER LES AGENTS DE LA DIRECTION DANS LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION

-Veiller à la bonne circulation de l’information au sein de la direction et à la bonne application des circuits de validation des dossiers
-Enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents reçus ou produits par la direction (notes et courriers divers)
-Constituer des dossiers
-Classer, aux fins d’archivage, les documents et recherche, ponctuellement, des documents archivés
-Veiller au plan de classement
-Réaliser des comptes rendus de réunion
-Effectuer la saisie, la mise en forme de documents
-Veiller aux conditions d’exercice des missions de la direction (alerte, gestion des échéances, relance…)
-Participer à l’élaboration du dispositif de communication de la direction (interne – externe – intranet)

GERER DES DOSSIERS SPECIFIQUES

-Assurer la gestion des absences et des congés des agents de la direction
-Gérer les tableaux de bord des demandes adressées à la direction
-Traiter les ordres de mission et les réservations (billetterie, hébergement) des agents de la direction
-Suivre la mise à jour du contenu de l’intranet pour ce qui concerne la direction
-Gérer la documentation
-Assurer le suivi des procédures de versement et de communication des documents : versement intermédiaire et aux archives nationales
-Assurer le suivi administratif de tout type de document (gestion des cartes de la flotte automobile, des badges d’accès, des contraventions, dossiers archivés…)

ASSURER UN RÔLE D’ACCUEIL ET D’INFORMATION AUPRES DES INTERLOCUTEURS DE LA DIRECTION

-Prendre les rendez-vous, gérer l’agenda électronique du directeur et de son adjoint et organiser les réunions pour la direction et les services de la direction,
-Répondre aux demandes d’information de tout interlocuteur ;
-Gérer les relations entre la direction de l’administration et des finances et les directions interrégionales
-Assurer, en relation avec son binôme, la continuité de fonctionnement de la direction en s’informant et en informant celui-ci de l’état des dossiers en cours de manière à pourvoir le suppléer.

Diplôme – Expérience professionnelle
– DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent,
ou
– Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d’expérience professionnelle minimum dans des fonctions similaires.
Les diplômes auront été obtenus de préférence dans le domainede l’assistanat de direction

Compétences principales mises en oeuvre(4 niveaux : initial, pratique, maîtrise, expertise)

? Savoir :
– Connaissance en assistanat
de direction (M)
– Connaissance du statut des
établissements publics (P)

? Savoir-faire :
– Faire preuve
d’organisation, de rigueur et de méthode (M)
– Savoir anticiper et gérer les priorités (M)
– Capacité à travailler en équipe
(P)
– Capacité rédactionnelle (M)
– Pratique des outils
bureautiques courants (M)

? Savoir-être :
– Faire preuve de polyvalence
et d’autonomie
– Faire preuve de réactivité
– Faire
preuve de sens relationnel
– Faire preuve de discrétion