Assistant(e) de direction H/F chez Direction interministérielle de la transformation publique (DITP)

Descriptif de l’employeur :

La direction interministérielle de la transformation publique (DITP) pilote le programme de transformation publique défini par le Gouvernement pour une action publique plus proche, plus simple et plus efficace. L’objectif : améliorer concrètement la vie des Français et des agents publics.

Les équipes de la DITP ont 4 missions principales :

• assurer la mise en œuvre des politiques prioritaires du Gouvernement sur tout le territoire,
• coordonner l’action des administrations pour simplifier les démarches et améliorer la
• qualité du service pour les usagers,
• porter, avec ses partenaires interministériels, l’innovation, le développement des compétences, la transformation des organisations, des pratiques managériales et de la gestion publique,
• accélérer les projets à fort impact des administrations avec l’appui de ses équipes de consultants internes et d’experts, ainsi que du Fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP).

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Descriptif de l’employeur (suite) :

Sous l’autorité du délégué interministériel à la transformation publique, France Simplification est opérée par une équipe chargée d’instruire les demandes présentées par les préfets et d’organiser les travaux interministériels permettant d’apporter une réponse sous deux mois.

Les solutions sont actées en réunion inter-services ou soumises à l’arbitrage du cabinet du Premier ministre au cours d’une réunion interministérielle qui se réunit tous les mois.

Description du poste :

Au sein du Secrétariat général de France Simplification, l’assistant(e) de direction est en appui auprès de la secrétaire générale de France Simplification et de l’équipe d’experts et de rapporteurs.

Au titre de l’appui opérationnel et administratif de la Secrétaire générale, les missions sont les suivantes :

– Accueillir les visiteurs

– Réceptionner les appels téléphoniques et filtrage des appels

– Organiser l’activité (tenue de l’agenda, prise de RDV, préparation et impression des dossiers afférents, organisation des réunions)

– Mettre à jour des bases de contacts des correspondants

– Rédaction de courriers administratifs aux préfets, aux élus, et aux dirigeants d’entreprises

– Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction

– Le ou la titulaire du poste assurera également l’organisation des déplacements de la SG.

Au titre de l’appui administratif auprès de l’équipe d’experts et de rapporteurs de France Simplification :

– Appui dans la coordination des demandes transversales émanant des cabinets ministériels et des interlocuteurs externes avec l’aide des chefs de projet PMO

– Appui à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langage lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la SG avec l’aide des chefs de projet PMO

– Appui à la gestion des réunions interministérielles avec les correspondants du cabinet du premier Ministre et du secrétariat général du gouvernement; (prise de RDV, aide à la préparation et impressions des dossiers afférents )

– Préparation et organisation des réunions internes et externes (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)

– Soutien administratif ponctuel des Rapporteurs France Simplification.

Le titulaire du poste travaille au quotidien avec de nombreux interlocuteurs externes (Secrétariat général de l’Elysée, Cabinet du premier ministre, Cabinets ministériels, préfectures…) en lien permanent avec le Secrétariat du DITP ainsi que l’ensemble des équipes de la DITP.

Il assure la continuité de service en cas d’absence de l’assistante au secrétariat de la DITP et travaille en réseau avec les autres assistantes de la direction.

Il exerce ses fonctions sous l’autorité hiérarchique de la Secrétaire générale de France Simplification.

Description du profil recherché :

Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée.

Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

Expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel…) appréciée.

Appétence pour le travail en binôme, le travail en équipe et les environnements dynamiques.

Bonne maîtrise des outils de bureautique indispensable.