Assistante de Direction H/F chez CLINISUD

L’Assistant de Direction (H/F) aura pour mission d’assister la Directrice de Clinique dans l’ensemble de ses responsabilités, en veillant à anticiper ses besoins, assurer un suivi rigoureux des dossiers et agir en véritable relais opérationnel sur les projets stratégiques de l’établissement.

Responsabilités et tâches

1 -. Gestion opérationnelle et organisationnelle
– Assurer le suivi des projets en cours (RH, organisation, certification, etc.) : compilation des informations, rédaction de rapports, suivi des échéances.
– Préparer et suivre les audits internes et externes : HAS, ASN, etc.
– Mettre en place et suivre les outils de pilotage et de suivi : tenue des instances, convocations, suivi des présences, relances, etc. en lien avec les équipes comme la Qualité.
– Rédiger les comptes rendus des réunions, notes de synthèse et courriers. Relancer au besoin pour apporter réponses aux membres de la Direction.
– Gérer les documents pour les instances obligatoires : NAO, CSE, CODIR, COPIL, Conseil d’Administration, etc.
– Gérer l’agenda du PDG et de la Directrice : planification des réunions, prise de rendez-vous stratégiques. Faire le lien avec le CODIR.
– Organiser les événements professionnels de la Directrice et du PDG.

2. Gestion des gardes et astreintes des praticiens
– Coordonner la planification des gardes et des astreintes des praticiens.
– S’assurer de la cohérence entre les besoins opérationnels de l’établissement et les plannings établis.
– Suivre et ajuster les plannings en cas d’imprévus ou de modifications (absences, renforts nécessaires, etc.).
– Vérifier le respect des règles liées à la gestion des astreintes (cadres réglementaires et organisationnels).
– Organiser les déplacements et événements professionnels de la Directrice.

3. Coordination et relai d’information
– Faire le lien entre la Directrice et les équipes (cadres, médecins, personnel administratif).
– Assurer la transmission et le suivi des consignes de la Directrice auprès des différents services.
– Identifier les points bloquants ou les retards dans les projets et proposer des solutions.

5. Gestion administrative
– Assurer la gestion des dossiers confidentiels de la direction comme les courriers officiels de l’ARS.
– Assurer le Secrétariat du Bloc Opératoire
– Gérer et archiver les documents administratifs de manière rigoureuse.
– Gérer le courrier interne

6. Gestion des événements internes
– S’assurer de l’organisation et de la bonne tenue des événements notamment en soirée.
– Envoyer les convocations, gérer les traiteurs internes et externes, organiser les configurations des salles, etc.

Savoir-faire
– Excellentes capacités rédactionnelles (notes, comptes rendus, synthèses).
– Gestion rigoureuse des priorités et respect des échéances.
– Forte capacité d’analyse et de synthèse pour traiter des sujets complexes.

Savoir-être
– Discrétion et sens de la confidentialité.
– Esprit d’initiative, proactivité et autonomie.
– Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
– Sens de l’organisation et de la rigueur.