Assistant(e) de Direction (H/F) chez APSH34

L’APSH34 est une association laïque loi 1901 d’intérêt général et d’utilité sociale. Créée en 1973, elle fonde son action sur des valeurs humanistes de solidarité, de tolérance, de primauté de la personne et de respect des différences. Elle entend promouvoir tant dans les établissements et services qu’elle gère que dans les actions qu’elle conduit, la citoyenneté des personnes en situation de handicap.

Afin de protéger les majeurs vulnérables du fait de l’altération de leurs potentialités corporelles, psychiques ou mentales, le Service à la Protection des Majeurs (SPM) a pour objectif d’organiser une mesure de protection sur décision d’un juge des tutelles dans une dynamique de protection juridique pour un public dit fragilisé.

Le poste

Participer Aux Activités Du Secrétariat De L’établissement En Garantissant Un Soutien Technique Au Bon Fonctionnement Du Service

• Gestion du courrier et des mails.
• Suivi des agendas de l’équipe de direction, plannings et affichages obligatoires.
• Assure le soutien technique des professionnels à l’utilisation des logiciels et autres systèmes informatiques pro (Cegi – Elips…)
• Veille au bon fonctionnement de l’accueil et aux procédures en cas de violence

Collaborer Avec La Direction Sur Les Projets Techniques

• Rapport d’activité
• Rapport qualité : et secrétariat du copil qualité
• Projet d’établissement
• Les enquêtes de satisfaction
• Supervision de l’activité du service (télétravail, entretien professionnel, formation, gestion des heures supplémentaires et des absences…)
• Suivi des réclamations et des EIG
• Suivi et mise en œuvre du PACQ

Gérer La Partie Administrative De La Formation

• Centraliser les demandes des salariés en effectuant un pointage dans un tableau de bord.
• Remettre les convocations pour les formations.
• Assurer le suivi administratif interne des formations.
• Répondre aux sollicitations des salariés quant aux divers dispositifs de formation en lien avec la direction.

Participer à La Gestion Administrative Du Personnel, Notamment En

• Tenant à jour les dossiers administratifs des stagiaires et salariés.
• Assurant le suivi des conventions des stages
• Gérant le suivis des embauches (DPAE, visites médicales…)
• Participant au processus d’accueil des nouveaux salariés
• Générant les contrats de travail et les avenants selon les modèles en vigueur.
• Assurant les saisies sur CEGI Planning (enregistrement d’informations, extractions de données, modifications de planning…)
• Assurant la correspondance diverse avec les salariés.
• Assurant la gestion administrative des visites médicales.
• Participant à différentes formes de réunion pour en établir les comptes rendus.
• Tenant à jour les registres obligatoires.

Participer à la gestion administrative des dossiers majeurs protégés, notamment en :

• Assurant la correspondance diverse de la direction avec les usagers et les familles. (Invitations, informations diverses, enquêtes de satisfaction…)
• Participant aux différentes réunions dont notamment le groupe d’expression et établissant les comptes rendus.

Participer à L’organisation Des Relations Sociales

• Envoyer les invitations aux salariés pour les réunions de droit d’expression et assurer la mise en forme des comptes rendus des réponses de la direction pour diffusion.

Assurer le suivi des conventions de partenariat.

L’assistant(e) de direction pourra être amené(e) à effectuer d’autres missions transverses pour le bon fonctionnement du service.

Date de prise de poste : 01/02/2025

Rémunération

• En référence à la Convention Collective Nationale de Travail du 15 mars 1966, Assistant de direction – Statut Cadre classe 3 niveau 3 soit à partir de 2 672,40€ brut/mois. Une reprise d’ancienneté sera opérée conformément à la CCN66.

Candidature à Adresser à

Mme la Directrice du service à la protection des majeurs,

Parc Euromedecine II, 284, avenue du Professeur Jean-Louis Viala

34193 Montpellier Cedex 5

Profil recherché

Condition D’accès à L’emploi

• Formations de niveaux 6 ( anciennement II/ (Bac+3 et équivalents).
• Expérience de 18 mois à 2 ans sur un poste similaire ou dans des activités RH et Paie.
• Une expérience dans un établissements ou services du secteur du médico-social serait un plus.
• Excellente maîtrise de Word et Excel – Obligatoire.
• Des déplacements sur Montpellier et sur Béziers sont à prévoir – Permis B obligatoire.

Savoirs

• Connaissance du droit du travail et la rédaction d’un contrat de travail,
• Connaissance en termes de législation sociale,
• Gestion des ressources humaines.

Savoir-faire

• Bonne maîtrise des outils informatiques du Pack Office,
• Capacité à mettre en place et suivre des tableaux de bord,
• Actualiser les processus, outils et méthodes.

Savoir-être

• Capacité à être méthodique et force de proposition,
• Capacité d’adaptation et de hiérarchisation des tâches,
• Capacité à travailler en équipe.

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