Assistant(e) de direction H/F chez 21
Description du poste Tâches administratives Répondre aux demandes et sollicitations des familles
Suivre l’agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations
Mettre à jour mes registres « entrées et sorties »
Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus
Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations
Planifier les réunions annuelles du CODIR
Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale
Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale
Effectuer le classement et l’archivage des différents documents administratifs Admissions Etablir les habilitations via-trajectoire
Suivre les dossiers sur via-trajectoire
Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées
Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR
Organiser les pré-admissions
Remettre les dossiers d’entrée – à constituer en amont
Informer les équipes
Saisir les éléments sur Netfactu Facturation Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins
Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département)
Effectuer les courriers aux notaires pour les décès
Effectuer la révision annuelle du GIR
Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire
Effectuer le suivi comptable
Renseigner le tableau d’activité pour le contrôle de gestion
Suivre les impayés et faire les relances
Etablir les attestations fiscales annuelles Régie Effectuer les états de régie mensuels
Compter la caisse chaque fin de mois
Suivre l’argent de poche pour les résidents PAP Contrôle de gestion – Commissaires aux comptes Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation
Déposer les éléments justificatifs
Contrôler un autre établissement Profil recherché Vos compétences Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie
Faire preuve d’initiative et être force de proposition
Savoir travailler en équipe
Connaître les règles de facturation en EHPAD
Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques
Connaître et appliquer les règles de classement et de l’archivage
Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité
Evaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances
Etre un bon communiquant : transmettre et coordonner les informations La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus. Votre formation BTS Support à l’Action Managériale
Expérience dans le secrétariat