Assistant(e) DE DIRECTION GENERALE H/F chez 75

Position hiérarchique : Rattachée directement au Président du Groupe ESRA
Missions principales :
1. Assistanat exécutif :
· Gérer l’agenda complexe et mouvant du Président (rendez-vous internes/externes, déplacements, événements).
· Organiser les réunions, déplacements professionnels, séminaires, événements institutionnels.
· Filtrer les appels et courriels, assurer une gestion proactive des priorités.
· Préparer les dossiers, comptes rendus et documents confidentiels.
2. Gestion des visiteurs et appels côté direction :
· Accueillir et orienter les visiteurs.
· Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants, en filtrant et redirigeant les appels de manière professionnelle.
· Maintenir un registre des visites et garantir un accueil chaleureux et professionnel.
3. Suivi et relance des dossiers en cours :
· Assurer le suivi rigoureux des dossiers et projets en cours confiés par le Président.
· Relancer les interlocuteurs internes et externes afin de faire avancer les sujets dans les délais impartis.
· Mettre à jour régulièrement les tableaux de bord et informer le Président de l’état d’avancement.
4. Interface stratégique :
· Faire le lien entre le Président et les différentes directions (pédagogique, administrative, RH, communication, etc.).
· Suivre l’avancement des dossiers prioritaires.
5. Communication interne & externe :
· Rédiger des communications officielles (courriers, e-mails, etc.).
· Gérer les relations avec des partenaires institutionnels, culturels ou audiovisuels.
6.Organiser les réunions :
· Gestion du planning des réunions : Élaborer et maintenir à jour un calendrier de réunions, en tenant compte des disponibilités et impératifs des différents services.
· Préparation des ordres du jour : Rédiger les ordres du jour ou solliciter les services concernés pour recueillir les points à inscrire, en assurant leur transmission en amont de la réunion.
· Coordination interservices : Organiser les réunions en tenant compte des contraintes spécifiques à chaque service (périodes de forte activité, échéances, etc.) .
Compétences requises :
Savoirs :
· Très bonne maîtrise du français (orthographe, syntaxe irréprochables).
· Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google).
· Bon niveau d’anglais (écrit et oral).
Savoir-faire :
· Excellente organisation, gestion des priorités, sens de l’anticipation.
· Discrétion absolue et sens de la confidentialité.
· Qualités rédactionnelles.
· Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes.
· Sens de l’accueil et bonne communication téléphonique.
· Rigueur dans le suivi et la relance des dossiers.
Type d’emploi : CDI
Statut : Cadre
Rémunération : 30 000,00€ à 33 000,00€ par an
Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 01/09/2025