Assistant(e) de direction F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez IFM ELECTRONIC
Descriptif du poste:
Les missions :
Véritable bras droit du Directeur Général qui a aussi la casquette Directeur Commercial, vous le secondez dans l’ensemble de ses activités. Au-delà du rôle d’assistanat classique et de soutien technique, logistique et organisationnel, vous avez un rôle de coordination entre le Comité de Direction, la maison mère en Allemagne et les différents services de l’entreprise. Vous intervenez dans des domaines variés, entre autre commercial, juridique et administratif. Le champ de vos missions est très large et flexible.
Vous prendrez notamment en charge les missions suivantes :
1 Les missions classiques d’assistanat de direction :
Ø Elaborer des courriers, notes ou présentations à partir de consignes orales ou manuscrites, ; établir et diffuser des ordres du jour et comptes-rendus de réunions,
Ø Faciliter le quotidien du dirigeant et des membres du Codir en les épaulant sur l’organisation de leur agenda et la préparation de réunions et rendez-vous,
Ø Préparer, assurer la gestion et le suivi de différents dossiers dont est en charge le Directeur Général,
Ø Organiser et gérer la coordination des différents évènements internes ou externes avec l’organisation des hébergements, déplacements et location de salles (séminaires, team building, etc),
Ø Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc),
Ø Assurer le suivi des objectifs commerciaux et des incentives financiers qui y sont liés (primes d’objectifs variables sur les indicateurs de vente, bonus, etc), pour transmission mensuelle des éléments variables de paie.
2 Les missions liées aux fonctions Commerciales, Achats et Juridiques :
Ø Prendre en charge les demandes spécifiques clients (accords commerciaux , appels d’offres, autorisation d’accès chez les clients, mise à jour des portails, liens avec la maison mère.),
Ø Participer, en collaboration avec les services Qualité et Financier, aux processus Achats et au référencement des fournisseurs et partenaires, avec la mise à jour des bases de données,
Ø Être en soutien sur les dossiers juridiques et réaliser les démarches administratives et juridiques en lien avec les services Qualité et Financier pour répondre aux diverses obligations légales déclaratives et d’enregistrement.
Profil recherché:
Et maintenant, parlons de vous !
Issu(e) idéalement d’une formation juridique et/ou achat, niveau bac +3 à bac +5, que vous avez expérimentée sur le terrain, vous justifiez de plus de 10 ans d’expérience au sein d’une structure complexe dans des missions similaires, à la croisée des chemins entre l’assistanat du dirigeant et la coordination des différentes parties prenantes de l’entreprise. Vous possédez de vraies qualités rédactionnelles et vous maîtrisez parfaitement tous les outils de la suite Office et de communication (téléphonie, gestion des salles de réunion, teams, etc). Vous parlez un anglais courant ; une connaissance de l’allemand serait un plus, la maison mère étant située en Allemagne.
Véritable « couteau suisse », ce poste nécessite avant tout de nombreuses qualités professionnelles : une très bonne organisation, une capacité à gérer les priorités, un sens de la confidentialité, être capable d’une vraie prise de recul, faire preuve de finesse relationnelle, un sens de la coopération et du service, une grande disponibilité, une forte réactivité, une vraie qualité d’écoute, de la discrétion et de la diplomatie.
Enfin, notre futur(e) Assistant (e) de Direction sera au cœur des rouages de notre organisation et il est essentiel qu’il/elle partage un état d’esprit en phase avec nos valeurs de proximité, de loyauté et de professionnalisme.