Assistant(e) de Direction F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez GROUPE BORDET
Descriptif du poste:
Vous êtes organisé(e), dynamique et souhaitez intégrer une entreprise sur un secteur porteur et en fort développement ?
En étroite collaboration avec la Direction, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.
Rattaché(e) à la Direction générale, et avec l’aide de son équipe, vos principales missions seront :
Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
* Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
* Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
* Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
* Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
* Gérer les notes de frais.
* Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
* Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).
Communication
* Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Ce que nous vous offrons :
– CDI Cadre au forfait jours (moyenne 218j/an) & RTT
– Une entreprise à taille humaine avec un esprit collaboratif dans un cadre verdoyant, à 20km de Chatillon sur Seine,
– Un environnement dynamique et en pleine évolution.
– Télétravail possible après intégration.
Profil recherché:
Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) :
* Issu(e) de formation de niveau Bac +2/3 de type BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou Bac +5 de type école de commerce, IEP, ou Master en économie, gestion ou droit
* Des qualités essentielles de rigueur, d’organisation et de réactivité
* Une capacité à faire preuve de discrétion mais aussi d’esprit d’initiative
* Un sens aigu du travail en équipe et en mode projet.